9 große Einsparpotenziale durch Bausoftware
Wenn ein Bauunternehmen wächst, dann müssen auch die Prozesse mitwachsen. Denn je mehr Mitarbeiter in einer Baufirma beschäftigt sind, desto wichtiger wird effizientes Datenhandling – in allen Bereichen. Hier erfährst du, wo deine Einsparpotenziale liegen, wenn du in deinem Betrieb eine Bausoftware einführst.
- Wie kann ich die Zeiten meiner Mitarbeiter und Geräte effizient erfassen und im Blick behalten?
- Mit welchen Hilfsmitteln kann ich meine Lohnbuchhaltung entlasten?
- Wie kann ich meinen Kolonnen den Papierkram auf der Baustelle abnehmen und zentral organisieren?
- Und vor allem: Kostet spezielle Bausoftware nur – oder spare ich sogar?
Diese (und ähnliche) Fragen stellst du dir als Bauunternehmer oder kaufmännische Leitung zwangsläufig, wenn das Team immer größer wird. Denn damit stapeln sich auch die planerischen und organisatorischen Aufgaben auf deinem Tisch.
Passende Bausoftware erleichtert dir alle häufigen Anwendungsfälle: Stundenzettel, Tagesberichte, Archivsuche, Fotodokumentation, dein gesamtes Mängelmanagement oder die Verwaltung deiner Geräte und Fahrzeuge. Eine Bausoftware hilft dir dabei, deine Prozesse zu optimieren und so unterm Strich Geld zu sparen.
Übrigens: Vergleichen lohnt sich, damit du die beste Software für dein Bauunternehmen findest, die dich wirklich effizienter macht und dir Einsparungen bringt.
Einsparpotenzial 1:
Digitale Zeiterfassung auf dem Bau statt Stundenzettel
Nach dem Feierabend händisch den Stundenzettel ausfüllen und zur Lohnbuchhaltung ins Büro bringen: So läuft die Zeiterfassung heute noch auf sehr vielen Baustellen. Das ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Je mehr Lohnzettel bearbeitet werden – also je mehr Mitarbeiter es gibt –, umso sinnvoller ist deshalb der Einsatz von Bausoftware für die digitale Zeiterfassung. Der Initialaufwand: Stammdaten pflegen. Danach müssen deine Mitarbeiter nur noch bei Arbeitsbeginn die App auf ihrem Smartphone starten und nach Feierabend wieder pausieren. Alternativ kannst du auch deinen Polier damit beauftragen, die Zeiterfassung für die gesamte Kolonne zu übernehmen.
SO GEHT’S EINFACHER – SCHLUSS MIT DEM SAMMELN VON PAPIERBERGEN
Die monatlichen Ausgaben für die Lizenzen sind überschaubar und ganz einfach und kostengünstig als SaaS-Abo buchbar. Der größte Gewinn ist für dich: Zeit. Und zwar die Zeit deiner Mitarbeiter auf der Baustelle, die endlich nicht mehr den Papierkram erledigen müssen, und ebenso die neu gewonnene Zeit deiner Lohnbuchhaltung. Vorbei ist die Zeit der dicken Ordner für alle Stammdaten, Schluss ist mit dem Sammeln von Papierbergen. Alle Informationen findet deine Buchhaltung durch die digitale Zeiterfassung per App auf ihren Computern. Übrigens: Die digitale Zeiterfassung ist in der Regel sehr viel genauer, weil auch Pausen und Abwesenheiten besser erfasst werden.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Bei einem 30-köpfigen Baustellenteam kosten dich die Lizenzen für die Zeiterfassungs-App monatlich rund 150 Euro. Gleichzeitig spart dein Team durch digitale Erfassung im Vergleich zum händischen Ausfüllen 20 Prozent der Zeit. Heißt also: mehr Zeit für die Arbeit auf der Baustelle.
Einsparpotenzial 2:
Buchhaltung durch digitale Baulohn-Berechnung entlasten
Den Baulohn deiner Mitarbeiter zu ermitteln bedeutet mehr als Arbeitszeit erfassen. Liegt der Stundenzettel einmal in deiner Lohnabteilung, geht für diese die Arbeit erst richtig los. Denn: Für jeden Mitarbeiter gibt es eigene Regelwerke, um den Lohn zu berechnen. Auch wenn du mit digitaler Zeiterfassung bereits den richtigen Schritt in die Welt der Bausoftware gemacht hast, bleiben die letzten Schritte bis zur Lohnauszahlung häufig manuell. Vermutlich arbeitet deine Buchhaltung derzeit noch mit verschiedenen Insellösungen: Regelwerkabgleich mit dicken Ordnern, Berechnung des Lohns in einem extra Programm etc.
SO GEHT’S EINFACHER – MIT DIGITALER BUCHHALTUNG:
Du kannst diese Tätigkeiten größtenteils mit einer App für den digitalen Baulohn bündeln. Neben der reinen Zeiterfassung und den individuellen Lohnregelungen für jeden Mitarbeiter kannst du auch besondere Vereinbarungen wie Saison-Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld, deine unternehmenseigenen Tarifregelungen, Zuschläge für Überstunden oder die Arbeit an Feiertagen definieren – und automatisiert in die Lohnabrechnung fließen lassen. So hast du maximale Transparenz, Genauigkeit – und nicht zuletzt Rechtssicherheit.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Damit spart sich deine Lohnbuchhaltung bei einem 30-köpfigen Team monatlich bis zu zwei Tage Arbeit. Denn alle Daten, die für die Auszahlung des Lohns nötig sind, liegen bereits aufbereitet vor.
Einsparpotenzial 3:
Digitale Disposition und Kolonnenplanung statt Exceltabelle
Mach endlich Schluss mit Exceltabellen für deine Kolonnenplanung. Viele Bauunternehmen drucken täglich oder wöchentlich die Disposition für die Kolonnen aus. Praktisch für die Besprechung auf dem Hof, aber danach bereit für die Tonne, denn:
NICHTS IST SO ALT WIE DIE PLANUNG VON GESTERN.
Entlaste deinen Bauleiter, damit er nicht nach den Stunden auf der Baustelle mit seinen Notizen zum Büro muss, um die Änderungen und Anweisungen festzuhalten und die Disposition anzupassen.
SO GEHT’S EINFACHER – EINE DIGITALE DISPOSITIONSSOFTWARE REAGIERT IN ECHTZEIT:
Deutlich flexibler, schneller und übersichtlicher ist die digitale Disposition mit entsprechender Bausoftware. Sind die Stammdaten von Baustellen, Mitarbeitern und (großen) Geräten einmal im System angelegt, kannst du (oder dein Disponent) ganz einfach am Computer disponieren – übrigens auch mit Anzeige der geplanten Urlaubstage deiner Mitarbeiter. Es gibt kurzfristige Änderungen? Dann kannst du bequem im 123Office umplanen, speichern und fertig – dein Mitarbeiter erhält eine Pushbenachrichtigung über die geänderte Planung mit den Navi-Koordinaten für seinen neuen Einsatzort auf sein Handy. So kannst du deine Mitarbeiter deutlich effizienter einsetzen. Und: Du sparst ziemlich viel Papier, weil du keine großen Tabellen mehr ausdrucken musst. Gut für die Umwelt und deine Abfallgebühren.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Der morgendliche Weg deiner Mitarbeiter zum Hof entfällt, sie sparen sich die 20-minütige Tagesplanung und ellenlange Diskussionen darum. Stattdessen können sie von zu Hause direkt auf die Baustelle fahren – und loslegen.
Einsparpotenzial 4:
Digitales Gerätemanagement statt Chaos
Hast du deine Geräte im Blick? Du weißt, wo sie sind, ob sie einsatzbereit sind, kennst den Stand ihrer Auslastung und managst alle Geräte optimal? Auch die Wartungsintervalle und TÜV-Termine hast du im Hinterkopf? Denn die sind wichtig, schlimmstenfalls droht die Stilllegung bei Nichtbeachtung. Du hast auch den Verbrauch der Maschinen auf dem Schirm? Hand aufs Herz – ohne eine spezielle Software fürs Gerätemanagement ist das nur mit großem Aufwand zu leisten.
SO GEHT’S EINFACHER – MIT DIGITALEM GERÄTEMANAGEMENT HAST DU DEINE FLOTTE IM BLICK:
Mit einem Gerätemanagement ist es jedoch ein Kinderspiel. Du hast alle Geräte in Echtzeit im Blick und siehst, ob sie wirklich ausgelastet sind oder ob du sie zur nächsten Baustelle bringen kannst. Neue Geräte übertragen automatisch ihren Verbrauch an das System. Und auch die Gerätewartung wird dir einfach gemacht: Du erhältst Erinnerungen für Wartungen und TÜV. Das ist nur etwas für größere Unternehmen? Überhaupt nicht, ein digitales Flottenmanagement macht sich auch für kleine Bauunternehmen bezahlt.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Du sparst an der Verwaltung deiner Geräte, setzt sie optimal ausgelastet ein und vermeidest so teure zusätzliche Mietgeräte. Das spart im Zweifel richtig Geld.
Einsparpotenzial 5:
Fotodokumentation per App statt auf der Speicherkarte
Auf dem Bau unterwegs mit Spiegelreflex- oder Digitalkamera? Vorbei. Statt deinen Mitarbeitern neben ihren Werkzeugen noch mehr Geräte mitzugeben, kannst du deine Fotodokumentation auf dem Bau ganz smart mit dem Baustellen-Handy abwickeln. Die Bausoftware speichert dann nicht nur einfach das Foto, sondern weist dem Bild direkt die richtigen Baustellendaten zu – samt GPS-Koordinaten. So bist du auch rechtlich abgesichert, denn du kannst nachweisen, wann das Bild an welchem Ort deiner Baustelle aufgezeichnet wurde. Außerdem müssen deine Mitarbeiter nichts weiter tun, als einfach das Foto zu schießen – denn der Mailversand, der Upload in deine Cloud oder der Weg mit der SD-Karte ins Büro entfallen.
SO GEHT’S EINFACHER – NUTZE EINE PRAKTISCHE SMARTPHONE-APP FÜR DEINE DOKUMENTATION:
Die Bausoftware speichert dann nicht nur einfach das Foto, sondern weist dem Bild direkt die richtigen Baustellendaten zu – samt GPS-Koordinaten. So bist du auch rechtlich abgesichert, denn du kannst nachweisen, wann das Bild an welchem Ort deiner Baustelle aufgezeichnet wurde. Außerdem müssen deine Mitarbeiter nichts weiter tun, als einfach das Foto zu schießen – denn der Mail-Versand, der Upload in deine Cloud oder der Weg mit der SD-Karte ins Büro entfallen. Das Foto wird auch im Bautagesbericht abgelegt, der damit gleichzeitig dein Archiv wird.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Neben der Zeitersparnis bringt dir eine sorgfältige digitale Fotodokumentation auch Geld im Falle einer Gewährleistung. Du kannst den geforderten Nachweis ganz einfach erbringen, wenn du ein Foto vorweisen kannst.
Für dein 30-köpfiges Baustellenteam kosten dich die Lizenzen für die App zur Fotodokumentation monatlich rund 60 Euro. Auch hier sparst du aber vor allem die Zeit für deine Bauleiter, denn die abendliche oder wöchentliche Lieferfahrt ins Büro fällt weg. Etwa zwei Stunden monatlich pro Bauleiter gespart.
Einsparpotenzial 6:
Digitales Mängelmanagement statt langwieriger Sucherei
Dein Mängelmanagement ist aufwendig und zeitintensiv? Es ist mühsam, die Informationen verschiedener Mitarbeiter zusammenzutragen? Dir fehlt der Überblick, was schon nachgearbeitet wurde, und du läufst immer einem alten Stand hinterher? Dann ist es Zeit für die Echtzeitdaten und den übersichtlichen Workflow eines digitalen Mängelmanagements. Denn das spart Zeit und Kosten.
SO GEHT’S EINFACHER – MIT DIGITALEM MÄNGELMANAGEMENT:
Deine Mitarbeitenden können alle Aufgaben, wie Mängel, Behinderungen, Nachträge oder Restleistungen, direkt vor Ort aufnehmen. Alle Eingaben landen direkt an der richtigen Stelle im System. Auch die Baudokumentation inklusive Fotos sowie die digitale Mängelerfassung wird übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert. Damit hast du alle Informationen gesammelt an einem Ort.
123quality bietet mit seinem Ticket-System zugleich einen Workflow und eine Übersicht fürs Mängelmanagement. Auch Nachunternehmer erhalten bei Mängeln automatisch eine vom System generierte E-Mail. Das schafft maximale Transparenz.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Kunden sagen oft: „Allein die E-Mail mit der Mängelbeschreibung dauert länger.“ Und dann hat man noch keine Dokumentation und keinen Verlauf der Bearbeitung. Entsprechend hoch ist das Einsparpotenzial an Zeit und Kosten von mindestens 50 Prozent. Gleichzeitig haben Unternehmer eine saubere Aufarbeitung der Historie – die besonders in der Kommunikation mit Nachunternehmern wertvoll ist.
Du willst sehen, wie andere Bauunternehmen sich erfolgreich digitalisiert haben?
Einsparpotenzial 7:
Automatisch generierter Bautagesbericht statt klassischem Bautagebuch
Jeden Tag, wenn Werkzeuge und Geräte zum Feierabend von der Kolonne weggeräumt werden, nimmt sich der Polier Zeit für den Bautagesbericht. Manchmal am Computer. Häufig noch immer handschriftlich in einem Bautagebuch aus Papier. Dein Mitarbeiter erfasst die Projektdaten der Baustelle, notiert die dort erbrachten Arbeitsstunden des Tages, dokumentiert, welche Geräte im Einsatz waren, vermerkt aufgezeichnete Fotos oder Mängel. Meistens kostet ihn das 20 bis 30 Minuten täglich. Das sind bis zu 2,5 Stunden in der Woche. 10 Stunden im Monat. Netto-Arbeitszeit, die in Bauabschnitt B noch nötig ist oder die Fertigstellung von Bauabschnitt C beschleunigen würde. Für dich als Bauunternehmer sind diese 10 Stunden pro Monat in jedem Fall bares Geld, das dir verloren geht.
Klar, als Auftragnehmer bist du deinem Bauherren gegenüber rechtlich verpflichtet, Bautagesberichte zu pflegen. Umso wichtiger, dass du diese Pflichtaufgabe so effizient wie möglich abhaken kannst.
SO GEHT’S EINFACHER – MIT EINEM DIGITALEN BAUTAGESBERICHT:
Moderne Bausoftware führt alle für deinen Bautagesbericht relevanten Informationen automatisch zusammen und speichert sie zentral. Jeden Tag für jede Baustelle, ohne dein Zutun.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Ein finaler Blick deines Poliers reicht – das dauert nur wenige Augenblicke. Und spart deinem Mitarbeiter monatlich bis zu 10 Stunden Dokumentationsarbeit.
Einsparpotenzial 8:
Digitale Formulare statt Ordner im Büro
Baustellenbegehungen oder -besprechungen, Montageberichte, Checklisten, Abnahmeprotokolle oder Aufmaße – du musst jeden Schritt dokumentieren. Leider gibt es für all diese Aufgaben meist individuelle Formulare und Vorlagen – und natürlich liegen die in der Regel nicht im Container auf der Baustelle, sondern im Büro. Vielleicht musst du sie auch erst auf deinem Server suchen und ausdrucken.
SO GEHT’S EINFACHER – MIT INDIVIDUELLEN DIGITALEN FORMULAREN:
Mit Bausoftware kannst du flexibel bei jeder Besprechung deine Notizen in die vorgefertigt zur Verfügung stehenden digitalen Formulare deines Baustellen-Smartphones oder -Tablets tippen. Mit einem Baukastensystem lassen sich die digitalen Dokumente außerdem individuell aufbauen und anpassen. Sobald du die Datei auf deinem Gerät speicherst, kann auch das Team im Büro die Informationen sehen – kein E-Mail-Versand, keine postalische Zustellung nötig und nie wieder ein verlorenes Formular. So sparst du nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allem: Nerven.
Und weil die Formulare sich individuell anpassen lassen, kannst du jederzeit eigene Formulare anlegen. Etwa für den täglichen Coronatest oder andere spezielle Anwendungsfälle.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Die Formulare stoßen automatisch einen digitalen Workflow an – nichts wird mehr vergessen und der Bearbeitungsstand ist transparent. Deine Mitarbeitenden sparen sich viel Administrationsaufwand.
Einsparpotenzial 9:
Schneller fakturieren und nachkalkulieren statt durch Papierberge quälen
Wer Bauprojekte effizient umsetzt, kann auch schnell Rechnungen stellen. Aber bevor du als Geschäftsführer oder kaufmännische Leitung in die Fakturierung starten kannst, kämpfst du dich erst mal durch Papierberge? Das muss nicht sein.
SO GEHT’S EINFACHER – MIT TAGESAKTUELLEN DATEN:
Wenn du alle Erfassungsprozesse im Vorfeld digitalisierst und an einem zentralen Ort sammelst, kannst du die Fakturierung mit deutlich weniger Zeit- und Nerveneinsatz abhaken. Das gilt auch für die Nachkalkulation deiner Bauprojekte: Stimmen das Angebot und die tatsächlich erbrachte Leistung zusammen? Wie viel Arbeitszeit hast du auf ein Projekt verwendet? Wie viele Gerätestunden sind aufgelaufen? Mit Bausoftware bekommst du einen zuverlässigen Überblick über diese Daten und ein besseres Gefühl für zukünftige Kalkulationen. Schließlich willst du weiter wachsen – und das geht nur, wenn die Marge stimmt.
KOSTEN UND EINSPARPOTENZIAL IM VERGLEICH:
Du hast alle Daten überall und jederzeit in Echtzeit in der Übersicht. Dank umfassender Baudokumentation kann deine Rechnungsstellung sofort nach erbrachter Leistung geschehen, da alle Daten in Echtzeit vorhanden sind. Fazit: Die Investition in Bausoftware spart dir bares Geld.
Fazit: Die Investition in Bausoftware spart dir bares Geld
Natürlich kannst du eine Bausoftware für dein Unternehmen nicht an einem Tag implementieren. Digitalisierung ist ein Marathon, kein Sprint. Aber es ist auch kein Hexenwerk. Am Anfang investierst du vor allem Zeit dafür, zu identifizieren, welche Prozesse du in deinem Unternehmen mit Bausoftware optimieren kannst. Und schnell wirst du merken, dass deine Mitarbeiter einerseits deutlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten haben und du deine Bauvorhaben andererseits wesentlich effizienter planen und durchführen kannst.
Ganz wichtig: Dein Abo bei 123erfasst kannst du jederzeit monatlich kündigen. Das ist fair und du bist damit nicht an lange Vertragslaufzeiten gebunden. Ausprobieren ist also ganz einfach. Mach am besten heute noch einen Termin.
Tipp: Wir sagen dir auch, wie du Förderungsmaßnahmen für deine Digitalisierungsmaßnahmen mitnehmen kannst.
Bildnachweise: 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie
Ein Artikel von
Sebastian Stachowiak
