6 Vorteile von digitalen Stundenzetteln in der Zeiterfassung
Die gute Nachricht gleich als Erstes: Digitalisierung kann ganz praktisch und in kleinen Schritten beginnen. Die Vorteile sind sofort sichtbar und deine Mitarbeitenden werden direkt spürbar entlastet. Per Hand ausgefüllte Stundenzettel bedeuten nämlich heute immer noch einen riesigen Aufwand. Mitarbeitende müssen täglich genau ihre Arbeitszeiten auf dem Stundenzettel eintragen, Pausen abrechnen und ihre Tätigkeiten benennen. Doch damit fängt die Arbeit dann erst an – das Abtippen der teils unsauber oder unvollständig ausgefüllten Stundenzettel kostet viel Zeit.
Gerade die Zeiterfassung zeigt, welche Vorteile es hat, digitale Prozesse einzuführen. Dabei ist alles viel einfacher und übersichtlicher als vielleicht anfänglich gedacht. Und es zeigt sich: Ein papierloses Büro funktioniert auch in der Baubranche. Das spart viel Zeit, Nerven und Ressourcen.
Bevor du in deinem Bauunternehmen digitale Stundenzettel einführst, willst du wissen:
- wie du davon profitierst,
- was du von der Umsetzung erwarten kannst
- und welche Kosten auf dich zukommen.
Hier findest du die wichtigsten Vorteile, beim Einsatz einer Software zur digitalen Zeiterfassung für dein Bauunternehmen.
1. Zeiterfassungs-Apps lassen sich individuell auf deine Firmen-Bedürfnisse anpassen.
Mit einer App geht es einfach und schnell, Prozesse zu digitalisieren. Das klappt auch ohne extra IT-Personal. Nutze nur Eigenschaften und Module der Zeiterfassungs-App, die du wirklich brauchst, um die Kosten so gering wie möglich zu halten. Empfehlenswert ist es außerdem, die Verwendung der Software nach der Zahl der Nutzenden abzurechnen. So passen sich die Kosten an die Größe deines Bauunternehmens an. Mit einer App kann eigentlich nichts schiefgehen, aber für alle Fälle gibt es unseren Support: Mitarbeitende, die sich schnell um deine Anliegen kümmern.
2. Mit nur zwei Klicks zum fertigen digitalen Stundenzettel !
Deine Mitarbeitenden machen ihre Arbeit prima, aber die meisten empfinden es als lästig, auch noch ihre Stundenzettel führen zu müssen. Nach Feierabend wollen sie einfach schnell nach Hause. Die digitale Zeiterfassung macht allen das Leben leichter, denn mit zwei Klicks ist alles fertig. So wird auch die Motivation der einzelnen Personen gestärkt. Angenehmer Nebeneffekt: Mitarbeitende müssen nicht rechnen und Pausen werden automatisiert abgezogen.
3. Du bestimmst individuell, wer die digitalen Stundenzettel ausfüllt!
Ob jede einzelne Person im Team seine Zeiten selbst erfasst oder es eine verantwortliche Person gibt, die das stellvertretend macht, kannst du individuell festlegen. Es hängt davon ab, wie du deine Mitarbeitenden organisierst – und wie sehr du sie in einen solchen neuen digitalen Prozess einbinden möchtest.
4. Mehr Effizienz bei der Zeiterfassung – und für dein Team!
Auf digitale Stundenzettel umzusteigen bedeutet, dass endlich Schluss ist mit dem Papierchaos. Mitarbeitende müssen sich nur noch morgens ein- und abends wieder ausloggen. Alles andere übernimmt die Technik. Alle Daten sind dann sofort verfügbar – zum Beispiel für die Geschäftsführung und die Buchhaltung. Durch ein individuell hinterlegtes Regelwerk rechnet das System im Baulohn-Modul den Lohn für jede mitarbeitende Person automatisch aus. Und alle Daten laufen automatisch in den Bautagesbericht, mit dem du alle Aktivitäten auf jeder einzelnen Baustelle dokumentierst.
Morgens einloggen, abends ausloggen – mit digitalen Stundenzetteln geht die Zeiterfassung ganz leicht und es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Arbeit.
5. Der Alltag ist digital – wieso nicht auch die Zeiterfassung?
Digitalisierung ist in anderen Lebensbereichen längst allgegenwärtig und speziell jüngere Mitarbeitende sind daran gewöhnt, ihr Leben mithilfe ihrer Smartphones zu organisieren. Bahntickets kaufen, Kino buchen, online shoppen, Online-Banking oder das Navi – für immer mehr Dinge gibt es eine App, die vieles einfacher macht. Dass das nun auch für das Ausfüllen von digitalen Stundenzetteln geht, wird viele freuen.
6. Digitale Stundenzettel schonen die Umwelt.
Von Stundenzetteln wegzukommen bedeutet auch, dass du jeden Tag Papier sparst. Was zunächst nach gar nicht viel aussieht, summiert sich über die Zeit. Manche Dokumente müssen viele Jahre aufbewahrt werden. Durch eine digitale Zeiterfassung bzw. digitale Stundenzettel fällt eine unnötige Papierverschwendung weg. Das ist ein wichtiger Schritt zu mehr Nachhaltigkeit und du leistest deinen Beitrag für die Umwelt.
Aufzeichnungspflicht von Zeiterfassung in Österreich
Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten genau zu erfassen und zu speichern. Sowohl die Europäischen Arbeitszeitrichtlinien, die EU-Grundrechtscharta sowie das österreichische Recht sehen eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor.
Die Arbeitgebenden sind verpflichtet, Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden der Arbeitnehmenden zu führen. Bei Gleitzeit, Außendienst und Telearbeit (Arbeit von daheim) kann mit den Arbeitnehmenden vereinbart werden Arbeitszeitaufzeichnungen selbst zu führen.
Die Aufzeichnungspflicht gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Betriebsgröße oder Anzahl der Arbeitnehmenden im Betrieb. Arbeitszeitaufzeichnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich müssen die Aufzeichnungen ein Jahr lang aufbewahrt werden. Erweiterte Fristen gelten für Jugendliche und Lenker:innen, hier müssen Arbeitgebende die dokumentierten Arbeitszeiten zwei Jahre lang aufbewahren. Kommen sie diesen Verpflichtungen nicht nach, müssen Unternehmen mit Bußgeldern rechnen.
Du hast noch Fragen hierzu?
Um zu prüfen, wie einfach die digitale Zeiterfassung geht, lohnt es sich, die Software ganz einfach zu testen. Für weitere Fragen wende dich gern an 123erfasst.
