Zeiterfassung per GPS ist grundsätzlich erlaubt, solange sie transparent umgesetzt und datenschutzkonform gestaltet wird. Mit Lösungen wie der 123erfasst-App lässt sich der Standort punktuell, freiwillig oder verpflichtend erfassen – immer DSGVO-konform und sicher für alle Beteiligten.
Das erwartet dich in diesem Artikel:
Ist Zeiterfassung mit GPS erlaubt? Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung via Apps mit GPS ist erlaubt, wenn sie transparent und datenschutzkonform umgesetzt wird.
- Bei der Arbeitszeiterfassung via GPS lässt sich der Datenschutz über klare Einstellungen, Rechtevergabe und AV-Vertrag sicherstellen.
- Du kannst jederzeit selbst bestimmen, ob und wie GPS-Daten erfasst werden: Punktuell, freiwillig oder verpflichtend.
- Die 123erfasst-App zur Arbeitszeiterfassung mit GPS berücksichtigt den Datenschutz vollständig.
- Die App fragt nur minimale personenbezogene Daten ab – ganz im Sinne der DSGVO.
GPS-Zeiterfassung: Arbeiten mit digitalen Systemen am Bau
Im Informationszeitalter rücken auch für Bauunternehmen die eigenen Daten immer stärker in den Fokus. Selbst kleinere Unternehmen verarbeiten ihre Daten zunehmend digital mithilfe spezieller Software für die Baubranche. Der Vorteil: Durch Apps lassen sich Informationen leicht erfassen und im System anschließend effizient weiterverarbeiten. Deshalb werden auch Smartphones auf Baustellen immer häufiger eingesetzt. Unternehmen, die dies nutzen, müssen dabei auch an den Datenschutz denken – aber dies ist einfacher als oftmals befürchtet.
Arbeitgeber fragen sich, ob sie überhaupt Daten erfassen dürfen oder wollen, wenn dabei gleichzeitig der GPS-Standort weitergegeben wird.
Was du bei einer Arbeitszeiterfassung mit GPS zum Datenschutz wissen musst
Die Kombination aus Arbeitszeiterfassung, GPS und Datenschutz sorgt bei vielen Bauunternehmen für Unsicherheit, doch mit der richtigen App-Lösung lassen sich alle Anforderungen leicht erfüllen. Mitarbeiter haben Bedenken, wenn der Arbeitgeber zum Beispiel sehen kann, wo sie sich morgens zur Arbeit einloggen, wann sie ihre Zeiten erfassen oder den Feierabend einbuchen. Dies ist bei der App-Einführung regelmäßig ein großes Thema. Deshalb gibt es dafür technische Lösungen.
Zeiterfassung mit GPS ist flexibel steuerbar – du entscheidest!
123erfasst bietet dir drei Optionen zur Zeiterfassung mit GPS:
- Keine GPS-Daten: Die App speichert keine Standortdaten bei der Eingabe.
- GPS nur mit Einwilligung: Mitarbeitende entscheiden, ob sie GPS aktivieren. Zeiterfassung funktioniert auch ohne Standort.
- GPS verpflichtend: Zeiterfassung ist nur im Baustellenradius möglich, wie eine digitale Stechuhr.
Nur in Einstellungsvariante 3 ist die GPS-Erfassung verpflichtend: Mitarbeiter können sich nur im definierten Umkreis der Baustelle einloggen. Der Vorteil für dich: Dein Bauleiter muss nicht kontrollieren, ob der Standort korrekt ist – das System übernimmt das automatisch. So wird sichergestellt, dass die Zeiterfassung nur direkt auf der Baustelle möglich ist – ähnlich wie bei der klassischen Stechuhr, bei der auch nur ein Einstempeln vor Ort möglich ist. Jedoch spart die digitale Zeiterfassung deutlich Kosten und ist effizienter als die herkömmliche Zettelwirtschaft.
Wichtig zu wissen:
Die App erfasst Daten nicht ständig, sondern immer nur punktuell bei der Eingabe.
GPS-Daten sind in der Regel zuverlässig verfügbar – meist sogar besser als das Mobilfunknetz. Deshalb lassen sich GPS-Marken in den meisten Fällen problemlos abrufen. Ausnahmen gibt es dort, wo das Signal baulich bedingt ausfällt – etwa im Tunnelbau. Die Zeiterfassungs-App kann mit oder ohne GPS genutzt werden, weil an gewissen Plätzen naturgemäß keine Daten verfügbar sind.
Zeiterfassung mit GPS ist am Bau erlaubt – 123erfasst erfüllt Datenschutz- und DSGVO-Anforderungen.
Zeiterfassung mit GPS erlaubt: Diese Daten erfassen 123erfasst-Apps
Dein Datenschützer wird wissen wollen, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung mit der Zeiterfassungs-App mit GPS erfasst werden – etwa, wenn Mitarbeitende ihre Zeiterfassung, Spesen und sonstige Dinge wie die Fotodokumentation von Mängeln ins System einspielen.
Bei der richtigen App für Bauleiter und Mitarbeitende musst du auch keine Angst vor der Cloud haben – ganz im Gegenteil.
Die App überträgt Daten nur dann, wenn sich ein Mitarbeiter ein- oder ausstempelt. Die Zeiterfassung läuft also nicht dauerhaft im Hintergrund, sondern nur bei aktiver Nutzung.
Auch bei den personenbezogenen Daten bleibt 123erfasst schlank: Für die Nutzung sind nur wenige Angaben nötig, damit deine Mitarbeitenden sofort starten können.
Wir arbeiten nach dem Grundsatz der Datenminimierung
WICHTIG: Für die GPS-Zeiterfassung erhebt die 123erfass-App nur die Daten, die wirklich notwendig sind. Auch Pflichtfelder sind auf das Wesentliche beschränkt – also z. B. Vorname, Nachname und Personalnummer der Mitarbeitenden. Unnötige Angaben werden nicht abgefragt.
Arbeitszeiterfassungs-App mit GPS & DSGVO
Grundsätzlich solltest du mit deinem Softwareanbieter immer eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (AV-Vertrag) gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehen. Das gilt auch bei der Zeiterfassung mit GPS, da hier Standortdaten im Spiel sind. Denn jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt, ist dazu verpflichtet. Wir bei 123erfasst gehen diese Vereinbarung grundsätzlich mit unseren Kunden ein.
Zeiterfassung mit GPS erlaubt – Über die Rechtevergabe den Datenzugriff bestimmen
Wer welche Daten sehen darf, regelst du ganz einfach über die Rechtevergabe. Nur Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung erhalten Zugriff. Dafür hat jeder Mitarbeiter oder Vorarbeiter einen eigenen Zugang mit Benutzernamen und Kennwort. So stellt das System sicher, dass nur autorisierte Personen Daten erfassen – und das immer im eigenen Namen.
Arbeitszeiterfassung mit GPS – So klappt der Datenschutz: Alle Daten werden verschlüsselt ins System eingespeist
Die Übermittlung von Daten von der App ins System wird oft als unsicher wahrgenommen. Doch alle Daten werden verschlüsselt übermittelt. Das bedeutet, es besteht keine Gefahr, dass diese Kommunikation mitgelesen werden kann.
GPS-Zeiterfassung & Weitergabe von Daten an Dritte
Dank der Schnittstellen übernimmt das System viele Daten automatisch aus anderen Programmen – so sparst du dir doppelte Pflege. Die Stammdaten werden aber nicht weitergegeben. Weitergeleitet werden nur die tatsächlich erfassten Informationen, etwa Stunden, Mitarbeitende oder eingesetzte Geräte. Und auch das erfolgt abstrakt: In der Übergabedatei stehen nur Nummern wie Personalnummer, Kostenstelle, Stunden und Datum. Rückschlüsse auf konkrete Personen oder Inhalte sind dabei nicht möglich.
123erfasst-Apps sind komplett werbefrei
Wichtig zu wissen: Deine Mitarbeitenden müssen keine Sorge haben, versehentlich ein Abo abzuschließen. In unseren Apps gibt es keine versteckten Schaltflächen für ungewollte Buchungen – alles ist klar, sicher und transparent.
Fazit: Zeiterfassung mit GPS erlaubt – Informiere dein Team, welche Daten die App erfasst
Wie du deinen Workflow organisierst, wie deine Mitarbeitenden die App nutzen und was sie erfasst, solltest du gut kommunizieren.
Mitarbeiter sollten wissen:
- welche personenbezogenen Daten im System gespeichert sind,
- welche Daten sie erfassen sollen und
- was mit den Daten passiert.
Können Mitarbeiter sich nur im Umkreis der Baustelle mit der App einloggen, solltest du auch dies transparent kommunizieren. Dann werden deine Mitarbeiter gerne mit der App arbeiten und die Zeitersparnis zu schätzen wissen.
Häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassung mit GPS – erlaubt oder nicht?
Ja, Zeiterfassungs-Apps mit GPS sind grundsätzlich erlaubt, solange sie dem Zweck der Arbeitszeiterfassung dienen und die Mitarbeiter transparent über die Datenerhebung informiert werden. Wichtig ist dabei, dass die Erfassung datenschutzkonform erfolgt.
Du musst deine Mitarbeiter klar darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Zudem dürfen GPS-Daten nur während der Arbeitszeit und nicht zur permanenten Überwachung genutzt werden. Eine Einwilligung ist in der Regel nicht erforderlich, wenn die Datenverarbeitung gesetzlich (z. B. zur Dokumentation der Arbeitszeit) begründet ist.
Die App erkennt beim Ein- und Ausstempeln den Standort und speichert diesen als Nachweis, dass die Arbeitszeit an der richtigen Baustelle erfasst wurde. Die GPS-Ortung läuft nicht dauerhaft, sondern nur bei aktiver Interaktion mit der App.
GPS-basierte Zeiterfassung verhindert Falscheingaben, erleichtert die Baustellenzuordnung und spart Zeit in der Kontrolle. Außerdem sorgt sie für mehr Transparenz und schützt Arbeitgeber wie Mitarbeitende vor Missverständnissen.
Kevin Suske
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