Was es deiner Firma bringt, keine eigenen Serverfarmen zu betreiben – eine Argumentationshilfe für IT-Verantwortliche in Bauunternehmen
Corona, BIM, Digitalisierung – Bauunternehmen stehen aktuell vor großen Herausforderungen. Um ihre Produktivität zu steigern, setzen IT-Verantwortliche deshalb auf neue Technologien. Viele Bauunternehmer haben jedoch Vorbehalte, die eigene Serverfarm aufzugeben und mit Cloud-Services zu arbeiten. Warum Arbeiten in der Cloud mehr Freiräume für IT-Fachkräfte schafft und der Datenschutz trotzdem gewährleistet ist, weiß Kevin Suske vom Professional Service bei 123erfasst.
Bei Bauprojekten arbeiten ausführende Bauunternehmen, Planer, Architekturbüros und Statiker eng zusammen. Alle Informationen liegen heutzutage als digitale Daten vor, die in eine Infrastruktur eingebunden werden müssen. Technisch gesehen helfen Cloud-Plattformen Baufirmen, die Komplexität von Bauprojekten zu bewältigen und dabei in Echtzeit mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten. Arbeiten mit einer Cloud macht die Sache einfacher und hilft dir, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren. Oft gibt es jedoch Vorbehalte und Ängste im Zusammenhang mit der Cloud.
Was ist mit der Datensicherheit in der Cloud?
DIE KURZE ANTWORT: AUCH IN DER CLOUD SIND DEINE DATEN SICHER.
Die ausführliche Erklärung: Der größte Vorbehalt deines Chefs gegen die Cloud ist wahrscheinlich die fragliche Datensicherheit. Eigene Server erscheinen vielen Bauunternehmern sicherer, als wenn Daten auf einem fremden Server liegen.
Dabei ist die Datensicherheit in der Cloud überhaupt kein Grund zur Sorge, denn genau dafür schließen Unternehmen einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Damit habt ihr als Kunden vollkommene Klarheit: Wie werden Daten gesichert? Was tut der Softwareanbieter für den Datenschutz? Wo werden die Daten hinterlegt und wie erhaltet ihr als Unternehmen Zugriff auf eure Daten? Und wo die Server stehen, kann jedes Softwareunternehmen sofort sagen. Wenn dein Chef also möchte, dass die Server mit euren Daten in Europa stehen, dann kann er genau das bekommen.
Wo stehen die Server von 123erfasst?
Das Hosting von 123erfasst findet ausschließlich in Deutschland statt: Alle unsere Server stehen in einem Frankfurter Rechenzentrum. Das bedeutet auch, dass wir in allen Fragen deutscher Rechtsprechung und der DSGVO unterliegen.
Was bedeuten die vielen neuen Fachbegriffe im Zusammenhang mit der Cloud?
DIE KURZE ANTWORT: DIE NEUEN BEGRIFFE ERKLÄRST DU DEINEM CHEF IN ALLER RUHE.
Die ausführliche Erklärung: Neue Fachbegriffe beim Cloud-Computing verunsichern deinen Chef unter Umständen mehr, als er zugibt. Lauter neue Wörter, die Führungskräfte vom bisherigen Firmennetzwerk nicht kennen. Das macht die neue Technik zunächst einmal undurchsichtiger.
Es kann deinem Chef helfen, wenn ihr die Technologie gemeinsam besprecht und du alle relevanten Fachbegriffe erklärst. Das bringt euch schnell alle auf denselben Stand. Kennt dein Chef die Begriffe, liegen die Vorteile von Software-as-a-Service für euer Unternehmen auf der Hand.
Cloudcomputing – 5 wichtige Begriffe kompakt erklärt
SaaS
Software as a Service bedeutet, dass die Software über das Internet bereitgestellt wird. Kunden besitzen die Software nicht, sondern zahlen für die Nutzung.
IaaS
Infrastructure as a Service: Anbieter betreiben lediglich die Infrastruktur beispielsweise für Archivierung oder Backup-Systeme.
PaaS
Platform as a Service: Der Anbieter stellt eine komplette Plattform zur Verfügung, die aus Hardware und Software bestehen kann.
Public Cloud
Public-Cloud-Dienste bieten IT-Infrastruktur für die allgemeine Öffentlichkeit, die dadurch keine eigenen Serverkapazitäten besitzen müssen. Bekannte Beispiele sind etwa Maildienste sowie kostenlose Angebote von Google wie Google Drive oder kostenpflichtige Dienste von Microsoft.
Private Cloud
Eine Cloud in einem externen Rechenzentrum, die ausschließlich für eine bestimmte Organisation oder ein Unternehmen betrieben wird.
Wer kümmert sich um die IT, wenn alles in der Cloud liegt?
DIE KURZE ANTWORT: DAS MEISTE ÜBERNIMMT DER SOFTWAREANBIETER.
Die ausführliche Erklärung: Wahrscheinlich fragt sich dein Chef auch, welche Rolle eure IT-Abteilung beim Cloud-Computing spielt. Wer kümmert sich um die Einrichtung der Rechner, um System-Updates und wer weiß dann eigentlich noch Bescheid über eure IT-Infrastruktur, wenn sich alles in der Cloud abspielt?
Die Antwort darauf zeigt sofort einen der Hauptvorteile der Cloud: Wird die Datensicherung bei webbasierten Anwendungen an den Softwarepartner ausgelagert, braucht dein Unternehmen sich um die technischen Voraussetzungen der Datensicherung und den damit verbundenen Datenschutz nicht mehr zu kümmern. Beschäftigen sich deine IT-Mitarbeiter bisher bei der Datensicherung mit der Frage, in welchen Abständen Daten gesichert werden, welche Infrastruktur dafür vorgehalten werden muss und wie das System aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht werden kann, so übernimmt dies beim Cloud-Computing der Anbieter.
Der Softwareanbieter kümmert sich darum, dass der Server schnell und die Software immer auf dem aktuellen Stand ist.
Was garantiert bei externen Servern eine schnelle Antwortzeit?
DIE KURZE ANTWORT: DIE AUSWAHL EINES KOMPETENTEN SOFTWARE-PARTNERS.
Die ausführliche Erklärung: Dein Chef setzt auf eigene Server, weil er schnelle Antwortzeiten (Response Time) wünscht? Klar – bei einem eigenen Server muss man die Kapazitäten nicht mit anderen Nutzern teilen. Dies bedeutet schnelle Lade- und Antwortzeiten.
Beim Einsatz von Apps ist dies zwar ohnehin kein Thema. So können beispielsweise Mitarbeiter von Bauunternehmen beim Tunnelbau alle Daten offline sichern und dann einspielen, sobald sie wieder Netzempfang haben. Bei Webanwendungen spielt die Antwortzeit dagegen eine große Rolle: Die Mitarbeiter eurer Lohnabteilung oder der Personalabteilung möchten schnellen Zugriff auf die Daten beispielsweise der Zeiterfassung haben und nicht ewig darauf warten, dass die Seite neu geladen ist. Damit die Response Time nicht zum Problem wird, solltest du bei der Auswahl deines Software-Partners darauf achten, wie schnell die Antwortzeiten der Server sind. Ganz einfach.
Wie lange dauert es, bis das neue System installiert ist?
DIE KURZE ANTWORT: ES GEHT SEHR SCHNELL.
Die ausführliche Erklärung: Neue Technologien waren in der Vergangenheit oft mit langwierigen Installationsmaßnahmen verbunden? Deswegen ist dein Chef skeptisch, was das Arbeiten mit webbasierter Software angeht? Dann wird er erstaunt sein, wie einfach das Arbeiten damit ist.
Ein riesiger Vorteil, wenn ihr ein cloudbasiertes System umsetzen wollt: Es sind auf Unternehmensseite keine besonderen Vorarbeiten notwendig, denn webbasierte Systeme sind in der Regel sofort anwendungsbereit. Das heißt: Euer IT-Team muss beispielsweise nicht an jedem einzelnen Arbeitsplatz Programme auf einem Rechner installieren. Das System ist anwendungsbereit, der Softwareanbieter legt die Zugänge an und ihr könnt sofort starten.
Bausoftware wie die von 123erfasst setzt auf dem Arbeitsplatzrechner einzig und allein einen Internetbrowser voraus.
Dies erspart eurer IT-Abteilung langwierigen Installationsaufwand und die folgenden technischen Updates. Und auf Smartphones laufen die Anwendungen ohnehin als Apps.
Anders ist es, wenn Unternehmen selbst die Anwendung auf einem Server betreiben, denn dann müssen sie beispielsweise sicherstellen, dass das System permanent erreichbar ist. Fällt es doch einmal aus, müssen sie selbst umgehend tätig werden. Cloud-Anwendungen entlasten so euer IT-Team.
Fazit: Tschüss langwierige Installation – hallo anwendungsbereite Systeme!
Welche Aufgaben übernimmt unser IT-Team bei Cloud-Lösungen?
DIE KURZE ANTWORT: DEIN IT-TEAM BEKOMMT DURCH WEBBASIERTE PROGRAMME NEUE FREIRÄUME.
Die ausführliche Erklärung: Das IT-Team bleibt trotzdem weiterhin der wichtigste Ansprechpartner für die Softwarefirma, wenn du ein neues System etablierst. Besonders beim Thema Schnittstellen sind Techniker gefragt, die in Abstimmung mit dem Softwareanbieter für die Anbindung des Systems sorgen. Dafür werden dann Schnittstellen zu Projekten oder Kostenstellen aufgebaut. Sobald eine neue Version verfügbar ist, spielt der Anbieter sie ein – so bleibst du nie auf einem veralteten Versionsstand stehen.
Vielleicht kennst du es noch von den typischen Desktop-Anwendungen, bei denen Updates immer ein großes Thema sind: Hab ich denn überhaupt noch die aktuellste Version? Muss ich ein Update einspielen? Diese Fragen entfallen mit webbasierten Anwendungen komplett.
Nur um den Browser müssen sich Anwender kümmern. Um modernere Technologien einsetzen zu können, muss man dafür vielleicht alte Dinge loslassen und auf einen modernen Browser umsteigen. Das ist jedoch ohne technischen Aufwand umzusetzen. Nutzen deine Mitarbeiter Apps auf ihren Baustellen-Handys, müssen sie diese regelmäßig aktualisieren. Die meisten Unternehmen erledigen dies, indem sie ihren Mitarbeitern Firmen-Handys mit entsprechenden Einstellungen bereitstellen. Von administrativer Seite lassen sich diese Updates dann steuern, indem sie automatisch installiert werden.
Kommt es zu Fehlern oder zu Problemen mit der Software, ist oft die Frage: Wer ist denn jetzt mein Ansprechpartner? Ist es der interne Techniker, weil vielleicht irgendwo intern etwas falsch läuft? Oder muss ich mich jetzt an den Hersteller wenden? Bei spezieller Bausoftware hast du bei 123erfasst einen Ansprechpartner und musst nicht lange überlegen. Das verschlankt alle Prozesse von der Einführung der Software bis zur Wartung und Fehlerbehebung. So können eure Mitarbeiter sich ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Bildnachweise: metamorworks/iStock via Getty Images; Alistair Berg/Stone via Getty Images
Ein Artikel von
Kevin Suske
