„Digitalisierung der Baubranche? Das geht auch ohne!“ Oder?

Baustellen-Software: So klappt die Digitalisierung deiner Baustellen

Damit Digitalisierungsmaßnahmen zu den Anforderungen deines Unternehmens passen, müssen sie gut geplant sein. Was du bei der Digitalisierung bedenken solltest und warum es am Ende meistens einfacher geht als gedacht, erfährst du hier.

Die Digitalisierung der Baubranche wirkt verlockend – löst aber auch Unsicherheiten aus? Das geht offenbar vielen Unternehmern so:

Die drei größten Auslöser für Bauchschmerzen bei der Einführung digitaler Software-Prozesse sind dabei:

• Überforderung der Mitarbeiter
• Angst, dass Mitarbeiter sich kontrolliert fühlen und keine Motivation haben, den neuen Weg mitzugehen
• Zweifel, ob der Einsatz sich wirklich lohnt

Binde Partner im Unternehmen in den Digitalisierungsprozess ein

Je nachdem, wie dein Unternehmen aufgestellt ist, besprichst du diese Fragen auch mit deinen Partnern. Dein Sohn oder deine Tochter arbeitet mit im Unternehmen? In vielen Unternehmen kümmert sich die jüngere Generation um die Durchführung der Digitalisierung. Wir erleben es oft, dass sich die Älteren aus dem täglichen Business rausziehen und die Jüngeren reinkommen. Sie sagen: „Ich möchte, dass es effizienter und digitaler läuft und nicht mehr so wie früher.“ Mit Digitalisierungsthemen werden deshalb oft auch Nachfolger beauftragt.

Eine wichtige Erkenntnis: Am Ende müssen alle im Unternehmen den Weg in die Digitalisierung mitgehen. Aber es müssen nicht von Anfang an alle an Bord sein. Für Bauunternehmen, die an der Schwelle zur Digitalisierung stehen, haben wir eine ganz pragmatische Empfehlung:

Beauftrage eine Person oder ein kleines Team damit, die digitalen Maßnahmen zu planen und zu implementieren.

Vielleicht bist du auch selbst voller Motivation, eine neue Software in deinem Unternehmen einzuführen – aber dir fehlt die Zeit? Klar, denn das Tagesgeschäft auf den vielen Baustellen geht weiter, Projekte müssen fertiggestellt werden. Im Prinzip musst du dir nur eine einfache Frage stellen: Welche Prozesse laufen aktuell zu kompliziert? Und welche Erleichterung wünschst du dir von deiner neuen Software? Die Antwort darauf musst du nicht alleine finden – ein guter Anbieter von Baustellen-Software sollte gemeinsam mit dir Anforderungen definieren. Und dann? Dann findet sich ein Mitarbeiter in deiner Firma oder vielleicht sogar ein kleines Kernteam, das sich für eine gewisse Zeit vor allem der Digitalisierung deines Unternehmens verschreibt. Vielleicht eignet sich der Winter, wenn die Arbeit auf deinen Baustellen ohnehin ein wenig heruntergefahren ist.

Stand jetzt auf der Baustelle: Papierkram – und lieber nicht daran denken, wie viel Zeit das kostet

Wenn du dir den Status quo auf den Baustellen ansiehst, gibt es viel, was sich verbessern ließe: Manche Mitarbeiter arbeiten zum Beispiel von montags bis donnerstags auf der Baustelle und müssen dann trotzdem am Freitag reinkommen – nur, um den Stundenzettel abzugeben. Andere Mitarbeiter kommen tagtäglich ins Büro – nur für den Stundenzettel. Die Lohnbuchhaltung überprüft dann regelmäßig – und vor allem gegen Monatsende –, ob sie alle Stundenzettel der Mitarbeiter beisammen hat. Sie muss im Blick haben, wo der Stundenzettel von vor ein paar Tagen ist und auf welcher Baustelle Mitarbeiter wie lange beschäftigt waren.

Die Lohnbuchhaltung muss ständig kontrollieren, ob sie alle Unterlagen hat. Sie muss Mitarbeiter fragen: „Wo ist dein Stundenzettel von letzter Woche Dienstag, wo warst du da eigentlich?“ Und da geht es los mit den Problemen. Manuelle Prozesse kosten viel Zeit.

Lohnabrechnung mit Stift und Papier ist langsam und fehleranfällig

Bei Unternehmen, die noch klassisch mit Stift und Papier arbeiten, ist das oft ein (langer) Prozess. Ein Beispiel:

1. Zunächst überprüft eine Mitarbeiterin aus der Lohnbuchhaltung alle personen- und projektbezogenen Nummern auf dem Stundenzettel. Stimmen alle Zeiten? Sind sie lesbar? Entsteht irgendwo eine unerklärliche Lücke in der Dokumentation?
2. Anschließend prüft meist der Bauleiter oder Polier die Angaben. Stimmen die angegebenen Anwesenheitszeiten? Ist die richtige Baustelle angegeben?
3. Wenn so weit alles passt, kann endlich der monatliche Lohn für jeden Mitarbeiter berechnet werden – mit dem individuellen Regelwerk, das für jeden Mitarbeiter meist in einem eigenen Aktenordner angelegt ist. Welche Auslöse bekommt welcher Mitarbeiter? Welchen Anspruch auf Arbeitszeitvergütung hat er – und ist das Arbeitszeitkonto schon voll? Arbeiten Mitarbeiter an einem Samstag?

Die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung machen das sehr gewissenhaft, aber: Das alles kostet viel Zeit. Und: Es ist durch die vielen Stufen und Freigaben fehleranfällig. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Zufriedenheit durch die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung in einem Bauunternehmen steigt. Denn: Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung können sich jetzt endlich um andere Dinge kümmern, für die sie vorher nicht die Zeit hatten.

Digitalisierung auf der Baustelle hilft gewerblichen Mitarbeitern, die Komplexität besser zu handeln

Aber auch für gewerbliche Mitarbeiter macht die Digitalisierung der Baubranche die Arbeit einfacher und sie werden entlastet. Deine Mitarbeiter und Subunternehmer leisten viel. Jedes Projekt bedeutet für das Team: genau aufeinander abgestimmte handwerkliche Arbeitsprozesse. Qualifizierte Handwerker tun alles, damit das Bauvorhaben fertiggestellt wird. Aber die Komplexität auf Baustellen nimmt immer weiter zu. Die Dokumentation wird umfangreicher – das sorgt für Rechtssicherheit. Mitarbeiter müssen daher jeden Arbeitsschritt erfassen, damit das Bautagebuch immer auf dem aktuellen Stand ist. Sie halten den Baufortschritt mit Fotos fest. Auch Mängel müssen sie dokumentieren und sich darum kümmern, sie zu beseitigen. Außerdem notieren deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und legen Bautagebücher an. All das ist sehr viel manueller (Papier-)Kram, der sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhält. Die Digitalisierung der Baubranche ist deshalb eine Chance, Mitarbeitern Arbeitserleichterungen zu verschaffen.

Bautagesberichte zu digitalisieren spart Zeit

Zum Beispiel beim Bautagesbericht, den der Polier typischerweise jeden Nachmittag für etwa 20 Minuten ausfüllt. Welche Mitarbeiter waren heute auf der Baustelle, woran haben sie gearbeitet, welche Geräte waren im Einsatz, und wie war eigentlich das Wetter? Wäre es nicht schön, das alles automatisch zu erfassen?

Genauso können Mitarbeiter Geräte erfassen, indem sie Fotos machen, die dann beim jeweiligen Baustellenprojekt abgelegt werden. Das Wetter wird automatisch der Baustelle zugeordnet. Und am Ende des Tages ist der Bautagesbericht fertig und du weißt schon am Abend, was passiert ist – und nicht erst am Freitagnachmittag.

Digitalisierung steht auf deiner Liste? Dann probiere es einfach aus

Als Unternehmer hast du vielleicht schon öfter darüber nachgedacht, wie du effizienter werden kannst. Die zentrale Frage ist: Was ist für dich sinnvoll und zukunftsfähig und was passt zu den eigenen Abläufen? Welche Daten möchtest du erfassen und was brauchst du wirklich? Und welche Mitarbeiter sollen am Ende verantwortlich sein – erfasst jeder Mitarbeiter individuell seine Arbeitszeit oder macht das ein Vorarbeiter?

Digitalisierung geht nämlich auch in kleinen Schritten. Viele unserer Kunden machen das so – und fangen etwa mit der Zeiterfassung an und probieren die Digitalisierung der Baustelle aus.

Überfordert die Digitalisierung der Baubranche nicht meine Mitarbeiter?

Die Geschäftsführung befürchtet bei Digitalisierungsmaßnahmen häufig, dass sie Bauleitern und Polieren noch mehr Arbeit auflädt. Können die das überhaupt auf der Baustelle ausführen? Ist das nicht zu kompliziert? Ganz klar: Das sind die typischen Ängste vor der Veränderung, vor einem Wandel.

Menschen sind bei jedem Wandel zunächst verunsichert – um dann festzustellen, dass es doch besser geworden ist.

Ein benutzerfreundliches System entlastet deine Mitarbeiter auf der Baustelle

Das beste digitale System nützt nichts, wenn es kompliziert ist. Ein System, das von vielen Mitarbeitern genutzt werden soll, muss vor allem eins sein: benutzerfreundlich.

Nur wenn Mitarbeiter auf Anhieb mit der neuen Technik zurechtkommen und sie einfach einsetzen können, steigt die Akzeptanz der Technik.

Mitarbeiter merken: Am Ende des Tages müssen sie gar keinen Bautagesbericht mehr ausfüllen. Vielleicht noch ein paar Leistungen dokumentieren. Aber das Ganze ist sehr viel schneller verschickt. Sie machen genau das Gleiche wie vorher, nur mit dem Handy – die Änderung ist gar nicht so groß.

Mit einer Baustellen-App werden Prozesse transparent. Mitarbeiter schätzen, dass das System einfach in der Bedienung und weniger fehleranfällig ist als die altbekannte Zettelwirtschaft. Und wenn Mitarbeiter das Unternehmen wechseln und schon mit Datenerfassung per Smartphone gearbeitet haben, gehen sie nicht gern zum alten System zurück.

Digitalisierung hilft bei der Planung und schafft Transparenz

Bei dir laufen alle Daten am Ende in der App zusammen. Du als Unternehmer siehst durch die Software/Apps für den Bau in Echtzeit, welcher Mitarbeiter oder welches Gerät auf welcher Baustelle im Einsatz ist. Du siehst, ob jemand krank ist, welche Tätigkeiten für den Tag geplant sind – und ob du Menschen oder Geräte an einer anderen Stelle einsetzen kannst, sodass die Arbeit effizienter erledigt werden kann. Das hilft dir bei der Planung und Kalkulation und spart viel Zeit.

Du hast keine Zeit, Maßnahmen zur Digitalisierung durchzuführen?

Du freust dich über eine gute Auftragslage und hast viel zu tun? Deshalb hast du momentan keine Zeit für die Digitalisierung deines Unternehmens?

Dann kommt hier die gute Nachricht: Digitalisierung muss keine langwierige Umsetzungsphase bedeuten. Viele Unternehmen machen es vor. So verabschiedete sich das norddeutsche Bauunternehmen Matthäi in Rekordzeit von der Zettelwirtschaft. Die Anforderungen, die das Bauunternehmen hatte, waren dabei klar: Das neue System sollte eine besonders einfache Nutzerführung haben und auch zuverlässig offline funktionieren. Daten werden offline gespeichert und automatisch übertragen, sobald der Mitarbeiter wieder Internetempfang hat.

Fazit: Digitalisierung der Baustelle

Darum lohnt sich Digitalisierung für Bauunternehmer, Architekten und Ingenieure:
Bevor du in neue Technik investierst, willst du sicher sein, dass die neu geschaffenen Prozesse auch etwas bringen. Das ist verständlich – und auch im Sinne aller Mitarbeiter, die mit der neuen Software arbeiten müssen. Aber die eigenen Prozesse zu optimieren spart nicht nur Zeit, sondern hat auch andere Vorteile. Für junge Mitarbeiter und potenzielle Bewerber ist ein Unternehmen, das digitale Prozesse einsetzt, deutlich attraktiver. Mitarbeiter in der Buchhaltung begrüßen die Umstellung, denn sie haben nun mehr Zeit für andere Aufgaben, zum Beispiel, um Mitarbeiter zu unterstützen. Du zögerst trotzdem?

Es fällt vielen Unternehmern oft leichter, Zehntausende für einen neuen Bagger auszugeben, als tausend Euro für laufende Kosten für ihre Software. Denn beim Bagger wissen sie sofort, auf welcher Baustelle er welche Dienste erledigt.

Dabei hat jede sinnvoll eingesetzte Software einen ebenso deutlichen Nutzen wie der Einsatz von Maschinen. 76 Prozent der Bauunternehmer, die in Digitalisierungsmaßnahmen investiert haben, beurteilen daher auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis als ausgeglichen oder sind der Ansicht, dass der Nutzen die Aufwendungen anschließend deutlich übersteigt.

[Quelle: Digitalisierungsindex Mittelstand 2018 – Der digitale Status Quo im deutschen Baugewerbe]

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