Zeiterfassungspflicht im DACH-Raum: Was Bauleitende wissen müssen
In der dynamischen Welt des Bauwesens ist eine präzise Zeiterfassung der Schlüssel zur Sicherstellung von Fairness, Effizienz und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Projekt.
Ich möchte mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren und nicht meine Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen.
Fabian Rahlmann
Geschäftsführer und Bauingenieur I Rahlmann Erdbau
Ein klares Regelwerk vereinfacht die Zusammenarbeit aller Beteiligten massiv. In unserem Blogbeitrag zur Zeiterfassung im Baugewerbe im Januar 2023 erläuterte Gabriel Both, Sales Manager bei 123erfasst, ausführlich, wie die Pflicht zur Zeiterfassung in der deutschen Baubranche ausgestaltet ist.
Von Land zu Land bestehen unterschiedliche Richtlinien für Unternehmen und dies beleuchtet folgende Bestandsanalyse der Länder Deutschland, Österreich und Schweiz.
WARUM ZEITERFASSUNG?
Mit dem EuGH-Urteil von 2019 wurden Unternehmen in EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Zeiterfassungssysteme, digital oder analog, ermöglichen es Unternehmen, Arbeitszeiten präzise zu dokumentieren und damit eine gerechte Entlohnung, effiziente Ressourcenplanung und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus bildet die Erfassung von Arbeitszeiten die Basis für transparente Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitenden, was das gegenseitige Vertrauen stärkt und zu einem positiven Arbeitsklima beiträgt.
Die effektive Umsetzung der Zeiterfassung erfordert eine Balance zwischen den gesetzlichen Anforderungen und den operativen Bedürfnissen der Unternehmen. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten hierfür maßgeschneiderte Lösungen, die nicht nur die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicherstellen, sondern auch die Prozesseffizienz steigern.
Das Thema Zeiterfassung ist per gesetzlichem Regelwerk zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert.
THEMA VON HOHER RELEVANZ
Für Bauleitende in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist das Thema Zeiterfassung besonders relevant, da ein länderspezifisches Reglement vorliegt. Die Regeln dazu unterscheiden sich von Land zu Land und können ziemlich komplex sein.
Hier nun ein vereinfachter Überblick, was man im DACH-Raum beachten muss:
Vergleich der Zeiterfassungspflicht
Deutschland und Österreich setzen auf klare Vorgaben, basierend auf dem EuGH-Urteil und dem ArbSchG bzw. AZG, während die Schweiz laut ArGV Unternehmen mehr Flexibilität bei der Art und Methode der Arbeitszeiterfassung bietet.
Deutschland
Hier steht der Schutz der Arbeitnehmenden durch strikte gesetzliche Vorgaben im Vordergrund. Das EuGH-Urteil und das ArbSchG unterstreichen die Notwendigkeit einer lückenlosen Zeiterfassung durch die Arbeitgebenden.
- Gesetzliche Grundlage: Europäischer Gerichtshof (EuGH) Urteil von 2019 und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).
- Anforderungen: Arbeitgebende sind verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden systematisch zu erfassen, um Überstunden und die Einhaltung der Ruhezeiten zu kontrollieren.
- Umsetzung: Die Erfassung muss die gesamte Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden detailliert dokumentieren. Eine Delegation der Erfassung an Arbeitnehmende ist möglich, wobei der Arbeitgeber für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleibt.
Die effektive Umsetzung der Zeiterfassung erfordert eine Balance zwischen den gesetzlichen Anforderungen und den operativen Bedürfnissen der Unternehmen.
Österreich
Während auch hier eine gesetzliche Pflicht besteht, bietet das System mehr Flexibilität, indem es die Delegation der Aufzeichnungspflicht unter bestimmten Bedingungen ermöglicht.
- Gesetzliche Grundlage: Arbeitszeitgesetz (AZG).
- Anforderungen: Ähnlich wie in Deutschland besteht eine Pflicht zur genauen Arbeitszeiterfassung, die auch Pausen und Überstunden umfasst.
- Umsetzung: Arbeitgebende können die Verantwortung für die Zeiterfassung unter bestimmten Voraussetzungen an die Arbeitnehmenden übertragen. Dies bietet Unternehmen und Beschäftigten mehr Flexibilität in der Handhabung der Zeiterfassung, setzt aber voraus, dass klare Vereinbarungen über die Durchführung der Zeiterfassung bestehen.
Wichtig: Voraussetzungen für die Abgabe der Aufzeichnungspflicht an Mitarbeitende in Österreich:
- Eindeutige Vereinbarung: Klare Regelungen zur Handhabung und Verantwortung.
- Zugänglichkeit: Gewährleistung eines einfachen Zugangs zu Zeiterfassungstools.
- Schulung: Anleitung der Arbeitnehmenden im Umgang mit den Systemen.
- Datenschutz: Sicherstellung des Schutzes persönlicher Daten.
- Überprüfbarkeit: Möglichkeit für Arbeitgebende, die erfassten Zeiten zu kontrollieren.
- Gesetzestreue: Einhaltung aller relevanten Arbeitszeitgesetze und -regelungen.
Schweiz
Die Regelungen bieten den Unternehmen mehr Eigenverantwortung und Flexibilität in der Ausgestaltung der Zeiterfassung, was die Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensbedürfnisse erleichtert.
- Gesetzliche Grundlage: Arbeitsgesetz (ArG) und die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1).
- Anforderungen: Unternehmen sind zur Erfassung der Arbeitszeiten verpflichtet, jedoch mit einem höheren Grad an Flexibilität im Vergleich zu Deutschland und Österreich. Es gibt bestimmte Ausnahmeregelungen, z. B. für Kadermitarbeitende oder bei Vertrauensarbeitszeit.
- Umsetzung: Die Schweiz lässt den Unternehmen mehr Spielraum bei der Gestaltung der Zeiterfassungssysteme. Die Verantwortung kann an die Arbeitnehmenden delegiert werden, wobei die Unternehmen sicherstellen müssen, dass eine korrekte und vollständige Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt. Digitale Zeiterfassungssysteme sind weit verbreitet und akzeptiert.
Warum gibt es Unterschiede bei der Zeiterfassungspflicht im DACH-Raum?
Die Ausgestaltung der Zeiterfassung und deren Handhabung zeigt deutlich, wie unterschiedlich die Ansätze im DACH-Raum sein können. Besonders die Möglichkeit in Österreich und der Schweiz, die Aufzeichnungspflicht teilweise an die Arbeitnehmenden zu delegieren, steht im Kontrast zu Deutschland, wo die Verantwortung primär bei den Arbeitgebenden liegt. Die Differenzen entstehen durch unterschiedliche Gesetze und Definitionen des Arbeitsrechts in der DACH-Region. In Deutschland und Österreich steht der Schutz der Arbeitskraft im Vordergrund, während in der Schweiz den Unternehmen mehr Eigenverantwortung überlassen ist.
5 Vorteile einer digitalen Zeiterfassung
Ganz gleich, welche gesetzlichen Vorgaben Bauunternehmen im jeweiligen Land beachten müssen – mit digitalen Systemen werden zeitaufwendige, administrative Aufgaben minimiert und es bleibt mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Daher setzt sich die digitale Zeiterfassung in der Baubranche zunehmend als Standard durch. Digitale Systeme wie die 123erfasst App bieten hierfür ideale Lösungen, um den Herausforderungen moderner Bauprojekte gerecht zu werden:
Rechtliche Anforderungen: Angesichts strenger Vorschriften, besonders nach dem EuGH-Urteil, vereinfachen digitale Systeme die notwendige präzise Dokumentation und unterstützen bei der Prozessoptimierung.
Effizienz & Kostenersparnis: Die digitale Erfassung senkt den Verwaltungsaufwand und Fehlerquoten, steigert die Projektsteuerung und reduziert Kosten.
Mobilität & Flexibilität: Digitale Zeiterfassung, nutzbar via Smartphone oder Tablet, unterstützt die Mobilität auf Baustellen ideal und ermöglicht eine einfache Erfassung der Arbeitszeiten vor Ort.
Projektkomplexität: Digitale Lösungen erleichtern das Management komplexer Bauprojekte und sorgen für eine genaue Zeitzuordnung verschiedener Teams.
Dokumentationspflichten: Digitale Zeiterfassung integriert oft Lösungen für die umfangreichen Dokumentationsanforderungen im Bauwesen, einschließlich Sicherheitsunterweisungen und Projektfortschritte.
Direkte Datenweitergabe: Erfasste Zeiten können unkompliziert für die Lohnabrechnung exportiert oder ohne Umwege an die Steuerberatung gesendet werden.
Gute Gründe, also warum zögerst du noch?
Trotz offensichtlicher Vorteile digitaler Zeiterfassungssysteme bestehen in einigen Unternehmen noch Vorbehalte, die auf Sorgen um Kosten, Datenschutz und die Abkehr von bewährten Methoden zurückzuführen sind. Die Erfahrungen unserer Referenzkunden zeigen jedoch, dass diese Bedenken durch die praktischen Vorteile und den Mehrwert von digitalen Lösungen wie 123erfasst überwiegen:
- Kosteneffizienz und Fehlerreduktion: Durch Automatisierung der Zeiterfassung und Integration in die Lohnbuchhaltung.
- Transparenz und Planungssicherheit: Echtzeit-Überblick über Projekte und Arbeitszeiten ermöglicht eine präzise Steuerung von Ressourcen und Projekten.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Benutzerfreundliche Anwendungen erhöhen die Akzeptanz und unterstützen eine faire Arbeitszeitgestaltung.
Ich habe von 123erfasst einen kompetenten und erfahrenen Berater zur Seite gestellt bekommen, der mich bei der Einführung der Lösung im Konzern professionell unterstützte.
Manuela Süßkind
Kaufmännische Mitarbeiterin I Matthäi
Für eine unkomplizierte Umsetzung der Zeiterfassung am Bau bietet die App 123erfasst eine praktische Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und deinen Alltag auf der Baustelle erleichtert.
