Schluss mit Vorurteilen, Zeit für Vorteile!
Arbeitnehmer auf Baustellen füllen jeden Tag Stundenzettel aus, in denen sie eintragen, wann sie mit der Arbeit beginnen und wann sie Feierabend machen. Das ist immer ein bisschen nervig, fehleranfällig – und am Monatsende hat die Lohnbuchhaltung richtig Stress. Denn bis zum Monatsende müssen alle Stundenzettel vorliegen, ansonsten kann der Lohn nicht rechtzeitig ausgezahlt werden. Doch wenn die Zettelwirtschaft auch noch so unübersichtlich ist: Jede Umstellung des Systems sorgt erst einmal für Verunsicherung bei der Belegschaft.
Übrigens: Am Ende des Artikels haben wir die 5 größten Vorteile für Mitarbeiter für dich zusammengefasst.
Für viele alltägliche Aufgaben gibt es digitale Lösungen, die viel Zeit sparen. Ein Beispiel ist die App 123erfasst.
Vorurteil 1: Ständige Überwachung
Die größte Sorge bei digitaler Zeiterfassung ist die stärkere Kontrolle. Der Chef eines Bauunternehmens (rund 25 Mitarbeiter) hat uns von der Angst eines Mitarbeiters erzählt: „Durch Arbeitszeit-Tracking werde ich zum gläsernen Monteur – und permanent kontrolliert!“
Viele Mitarbeiter fühlen sich unter Druck, wenn sie sich vorstellen, über den digitalen Tracker in ihrer Hosentasche den ganzen Tag überwacht zu werden. Mitarbeiter gehen oft davon aus, dass der Arbeitgeber nach der Einführung einer digitalen Zeiterfassung per Smartphone nicht nur weiß, wann sie morgens auf welcher Baustelle angefangen haben und wann sie Feierabend machen, sondern dass sie komplett gläsern werden.
Individuelle Toilettenpausen oder ein kurzer Gang zum Bäcker werden digital genauso wenig getrackt wie mit manuellen Stundenzetteln.
Keiner zeichnet auf, wann du aufs Klo gehst
In dem Augenblick, in dem Mitarbeiter sich an- und abmelden, wird diese Aktion zusammen mit der GPS-Koordinate gespeichert. Nur dann nimmt die App auch die entsprechenden Geo-Koordinaten auf. Sie zeichnet jedoch keine Bewegungsprofile auf. Die GPS-Funktion hilft dabei, erfasste Zeiten manuell einem Projekt zuzuordnen. Denn das System weiß: Zu diesen Koordinaten kann nur diese eine Baustelle gehören – zack, verknüpft! Natürlich können deine Mitarbeiter ihre Zeiten auch manuell einer Baustelle zuordnen. Und eine Angst solltest du Mitarbeitern gleich zu Anfang nehmen: Nachtragen geht immer, falls sie mal das Starten der App vergessen haben.
Hol dir eine Einverständniserklärung von deinen Mitarbeitern
Im Grunde ist Arbeitszeit-Tracken mit einer digitalen Stechuhr vergleichbar. Aktuell gibt es jedoch noch keine Rechtsprechung dazu. Um dich rechtlich abzusichern, solltest du dir daher von jedem Mitarbeiter bescheinigen lassen, dass er einverstanden ist, dass du seine Arbeitszeit digital erfasst.
Vorurteil 2: Digitale Zeiterfassung ist so viel Arbeit
„Ich muss dann jeden Tag alles in der App eintragen?!“ Ja. Aber das ist am Ende weniger aufwendig als das Ausfüllen und Abgeben von Stundenzetteln. Außerdem: In der Regel verwenden Unternehmen die Zeiterfassung per App ohnehin relativ eingeschränkt. Auf 80-90 Prozent der Baustellen erfasst der Polier oder Vorarbeiter die Arbeitszeiten der gesamten Kolonne. Apps zur Zeiterfassung wie 123erfasst ermöglichen zwar generell, dass jeder Mitarbeiter selbst für seine Zeiterfassung verantwortlich ist, die meisten Unternehmen lassen das aber von einem Mitarbeiter für die ganze Kolonne machen. Als Geschäftsführer entscheidest du, welcher Weg für dich der richtige ist.
Arbeitszeit-Tracking bietet Transparenz und bucht Zeiten automatisch da, wo sie tatsächlich hingehören.
Vorurteil 3: Das ist mir zu kompliziert mit der Digitalisierung
Zettel auszufüllen ist keine große Kunst, alle sind daran gewöhnt, es ist einfach und bequem. Klar gehen sie mal verloren oder verdrecken und dann ist das Drama groß, aber das kennt man ja bereits. Digitale Lösungen hingegen sind für einige Teammitglieder Neuland. Hier hilft es, digital affine Kollegen ins Boot zu holen und ihnen die Software zuerst zu erklären. So können sie dann ihren Kollegen helfen. Grundsätzlich solltest du darauf achten ein intuitives System auszuwählen, das so einfach ist, dass sich eigentlich niemand mehr dagegen sperren kann.
Natürlich können Mitarbeiter ihr eigenes Stundenkonto jederzeit online einsehen und überprüfen.
Vorurteil 4: Arbeits-app auf dem privaten Smartphone? Das kann nicht gut gehen
Ob das private Smartphone oder Dienstgeräte genutzt werden, ist in jeder Firma anders. Bei dem Dachunternehmer Prange zahlt der Chef zum Beispiel einen Zuschuss zur monatlichen Smartphone-Rechnung, wenn die privaten Geräte dafür genutzt werden. Damit ist das gesamte Team sehr zufrieden. Grundsätzlich gilt: Die App kann nicht auf Daten anderer Apps zugreifen. Die Firma bekommt also keinen Zugriff auf WhatsApp-Verläufe oder die Smartphone-Fotos.
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Mehr InformationenVorurteil 5: Dann bin ich nicht mehr so flexibel
Die Befürchtung von Mitarbeitern, nicht mehr „mal eben“ auf einer anderen Baustelle eine Tätigkeit zu Ende bringen zu können, ist unbegründet. Im Gegenteil: Alle Tätigkeiten lassen sich digital sofort sauber zuordnen. So ist dokumentiert, dass an Tag X Mitarbeiter Y noch einmal auf der Baustelle Z gearbeitet hat.
So baust du Vorurteile ab
Du willst ein digitales Zeiterfassungssystem einführen – zum Beispiel mit einer Smartphone-App? Dann begleite die Umstellung eng. Bist du als Unternehmer bei der Umstellung in alle Richtungen transparent und sprichst die Pläne mit den Mitarbeitern durch, nimmst du sie am besten mit bei der neuen Entwicklung. Was deinen Mitarbeitern hilft: Genaue Informationen, was sie erwarten können und welche Vorteile sie dadurch haben. So baust du Vorbehalte ab. Sie unterstützen dann bereitwilliger, dass die Arbeitszeit mit einer App im Smartphone auf der Baustelle getrackt wird. Wichtig ist, dass du die Sorgen deiner Mitarbeiter kennst und aktiv dagegensteuern kannst.
Digitale Zeiterfassung: 5 Vorteile für deine Mitarbeiter
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Unternehmen können anbieten, Mitarbeiter am Effizienzgewinn zu beteiligen
Wenn Mitarbeiter auch für sich selbst einen Vorteil in der Einführung eines neuen digitalen Prozesses erkennen, sind sie natürlich leichter zu überzeugen. Mit digitaler Zeiterfassung kannst du Projektzeiten wesentlich genauer erfassen. Beteilige deine Mitarbeiter daher am Vorteil, den dies für euer Unternehmen bringt.
Eine Möglichkeit wäre etwa, Fahrtzeiten zusätzlich pauschal auszuzahlen, etwa gestaffelt nach Zonen.
Abhängig von der Zone, in der die Baustelle liegt, erhalten Mitarbeiter so automatisch einen pauschalen Fahrtzeitenzuschlag. Es ist eine Win-win-Situation: Weil die digitale Zeiterfassung dein Unternehmen effizienter macht und du immer siehst, wo du mit deinen Arbeiten stehst, kannst du dich mit pauschalen Sonderzahlungen bei deinen Mitarbeitern revanchieren.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Zeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung per Smartphone-App erlaubt es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten direkt über ihr mobiles Gerät zu erfassen. Die App registriert An- und Abmeldungen und überträgt diese Daten in Echtzeit an das System der Lohnbuchhaltung. Mithilfe von GPS können die erfassten Zeiten automatisch einem Projekt oder einer Baustelle zugeordnet werden, ohne Bewegungsprofile zu erstellen.
Ja, besonders für Unternehmen in der Baubranche bringt die digitale Zeiterfassung viele Vorteile. Die Prozesse werden effizienter, und sowohl Mitarbeiter als auch das Unternehmen profitieren von einer genauen, schnellen Abrechnung ohne Papierkram. Lohnbuchhaltung und Projektleitung haben so immer einen aktuellen Überblick, was die Abwicklung der Arbeiten erleichtert.
Nein, die App erfasst lediglich die An- und Abmeldezeiten sowie den Standort zum Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns. Bewegungsprofile werden nicht aufgezeichnet. Pausen und kurze Wege wie z. B. zum Bäcker oder zur Toilette werden ebenfalls nicht verfolgt.
Nicht zwingend. Oft übernimmt der Polier oder Vorarbeiter die Zeiterfassung für das ganze Team. Alternativ kann auch jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbstständig über die App eingeben. Unternehmen haben die Wahl, welche Variante für sie am besten funktioniert.
Kein Problem – viele Apps zur Zeiterfassung ermöglichen es, die Arbeitszeit nachträglich einzutragen. Mitarbeiter können vergessene Zeiten manuell ergänzen, damit die Erfassung vollständig und korrekt bleibt.
Nein, digitale Zeiterfassung ist primär ein Tool zur Effizienzsteigerung und nicht zur Überwachung. Die erfassten Daten helfen dem Unternehmen, genaue und transparente Zeitaufzeichnungen zu führen und die Lohnbuchhaltung zu entlasten. Mitarbeiter werden damit nicht „gläsern“ – die Datenerfassung ist auf Arbeitszeiten und relevante Projektdaten beschränkt.
- Keine händischen Stundenzettel mehr – die App erledigt das automatisch.
- Fehlerfreie Übermittlung und sofortige Abrechnung der geleisteten Stunden.
- Schnellere Lohnzahlungen und weniger Nachfragen, da alle Zeiten direkt im System sind.
- Jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten und Kontostände jederzeit einsehen.
- Flexible Zuweisung der Arbeitszeiten zu Baustellen, auch wenn sich der Einsatzort ändert.
Ja, die digitale Zeiterfassung ist gesetzlich erlaubt und wird in Deutschland immer wichtiger, aber sie ist derzeit noch keine allgemeine Pflicht. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass Arbeitgeber eine verlässliche und systematische Arbeitszeiterfassung sicherstellen müssen. Diese Anforderung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das den Schutz der Gesundheit am Arbeitsplatz gewährleisten soll, jedoch bleibt die Art der Zeiterfassung – digital oder analog – aktuell den Unternehmen überlassen. Mehr erfahren.
Seriöse Zeiterfassungs-Apps halten sich an strenge Datenschutzbestimmungen und speichern Daten verschlüsselt. Die Daten werden sicher und nur solange wie notwendig gespeichert. Unternehmen sind zudem verpflichtet, die Datenschutzrechte ihrer Mitarbeiter zu respektieren und einzuhalten.
Viele Anbieter digitaler Zeiterfassungs-Apps bieten Testversionen oder kostenlose Demophase an. So kann das Unternehmen die App und ihre Funktionen erst einmal ausprobieren, bevor eine endgültige Entscheidung zur Einführung getroffen wird.
Bildnachweise: djiledesign/iStock via Getty Images; 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie
