Wie du dein Bauziel mit klaren Ansagen effizienter erreichst

So vermeidest du typische Kommunikationsfehler auf der Baustelle

Auf dem Bau wird auf unterschiedlichste Weise kommuniziert. Informationen werden ausgetauscht und weitergegeben. Oftmals kommen diese jedoch falsch oder zu spät beim Empfänger an – ähnlich wie beim Stille-Post-Spiel. Die Folgen davon sind Zeitverlust, Unklarheit und damit ineffizientes Arbeiten. Dagegen erreichst du mit digitalen Hilfsmitteln dein Bauziel viel schneller.

Eine digitale Kommunikationsplattform für alle Mitarbeitenden deines Bauprojekts sorgt dafür, dass deine Entscheidungen und Ansagen in Echtzeit verfügbar sind und alle Beteiligten 24/7 wichtige Informationen einsehen können. Erreichbarkeit rund um die Uhr ist natürlich nicht notwendig – dank digitaler Tools beginnt der Feierabend sogar schneller, denn der Weg ins Büro zum Abgeben der Lohnzettel entfällt.

4 typische Fehler in der Bau-Kommunikation

1. Manuelle Dokumentation verursacht Zeitverlust

Wenn du auf dem Bau immer noch mit Stift und Block arbeitest, um Informationen aufzuzeichnen, verlierst du sehr viel wichtige Zeit, die anderweitig eingesetzt werden könnte. Seien es Bestandsaufnahmen, Formulare, Dokumente oder Zeichnungen – per Hand sind diese Tätigkeiten mühselig und zeitaufwendig. Mit der digitalen Erfassung kannst du nicht nur Informationen in Echtzeit dokumentieren und übermitteln, sondern auch jederzeit neue Informationen hinzufügen.

2. Aus fehlender Transparenz folgt Unklarheit

Auf großen Baustellen kann es vorkommen, dass deine Mitarbeiter schon mal den Überblick verlieren: Wo soll ich hin? Wie lange habe ich Zeit? Wo finde ich einen Verantwortlichen? Diese Fragen müssen jederzeit beantwortet werden können, damit Klarheit in den Köpfen deiner Mitarbeitenden herrscht und deine Bauprojekte im Zeitplan bleiben. Sie benötigen ein Portal, wo sie sehen können, was als Nächstes ansteht, wie viel Zeit vorhanden ist und welches Bauziel sie verfolgen.

3. Unklare Tätigkeitsvergabe

Deine Mitarbeiter haben ihre Aufgaben erfolgreich abgeschlossen und stehen nun vor der Frage, welche Tätigkeiten als Nächstes anstehen. Diese Frage klärst du mit einem klaren Aufgabenmanagement. Wichtig ist es, dass deine Mitarbeitenden jederzeit darüber informiert sind, welche Tätigkeit als Nächstes ansteht – und zwar ohne nach der ausgedruckten Exceltabelle von der Baubesprechung am Morgen zu suchen.

4. Fehlende Behinderungsanzeige löst Durcheinander aus

Oft kommt es auf dem Bau zu Behinderungen und gewisse Arbeiten nehmen mehr Zeit in Anspruch, als du vorher geplant hast. Im Zweifel steht das nächste Gewerk schon in den Startlöchern und wartet darauf, mit seiner Tätigkeit anfangen zu können. Solche Überschneidungen sorgen für Durcheinander und Verzögerungen auf der Baustelle. Zeit, die sich anbahnenden Verschiebungen zeitnah zu dokumentieren!

Das Bauziel durch klare Ansagen erreichen

Neben der Planung deines Bauprojekts ist die Kommunikation während der Bauphase am wichtigsten. Mit diesen klaren Ansagen vermeidest du Unklarheiten auf dem Bau:

Digitale Dokumentation spart Zeit

Die digitale Dokumentation vereint alle Vorgänge auf einer Plattform und erleichtert dir den Dokumentationsprozess: schnelle Kommunikation über die Chatfunktion sowie Aufgaben-, Mängel- und Dateienmanagement.

Änderungen im Zeit- und Kostenplan zeitnah dokumentieren

Das Angebot steht, das Leistungsverzeichnis ist fertiggestellt und nun kann das Bauprojekt starten. Dein Bauziel hast du vorab in deinem Zeit- und Kostenplan definiert. Das heißt nicht, dass der nicht veränderbar ist – es kann immer vorkommen, dass eben nicht alles nach Plan läuft. Wichtig ist dann, dass kurzfristige Änderungen des Plans schnell dokumentiert und den Mitarbeitenden übermittelt werden, damit sie entsprechend handeln. Diese Mängel und Umplanungen kannst du über die 123quality-App ganz leicht in einer Echtzeit-Behinderungsanzeige einsehen. Somit sind alle up-to-date: du, die Mitarbeitenden, Externe sowie Nachunternehmer.

Transparenz und klare Tätigkeitsvergabe im Bauprojekt

Wenn du einen klaren Plan zusammengestellt hast, ist es nun an der Zeit, diesen in die Realität umzusetzen. Dabei solltest du deinen Mitarbeitenden den Plan nicht vorenthalten. Sie müssen zu jeder Zeit wissen, welche Tätigkeiten ihnen zugeschrieben wurden, welche Fristen eingehalten werden müssen und welches Bauziel sie verfolgen. In der 123quality-App kannst du jedem Mitarbeitenden Tickets samt Tätigkeiten zuordnen. So sieht jeder Mitarbeiter auf seinem Handy, was als Nächstes zu tun ist. Dem Bauziel kommst du damit einen Schritt näher!

Kommuniziere über alle Phasen des Bauprojekts mit Mitarbeitenden und Nachunternehmern

In der 123quality-App werden alle Bauprojekte voneinander abgegrenzt, um Verwechslungen zu vermeiden. Der Titel, der Ort und die Typisierung des Projekts sowie eine kurze Beschreibung schaffen eine klare Orientierungbasis. Damit Mitarbeitende wissen, an wen sie sich während des Projekts wenden können, vermerkst du dort die Verantwortlichen des Projekts. Hinzu kommt die Erstellung von Tickets und die Tätigkeitsvergabe an Mitarbeitende – all das zentral in einem Tool.

Statt über WhatsApp Informationen auszutauschen, erzielt das Chatten in der 123quality-App gleich zwei Vorteile: Es ist schnell und rechtskonform. Und wenn Behinderungen oder Mängel vorkommen sollten, nutzt du die Kamera deines Handys, machst ein Bild und verschickst es weiter, um den Nachunternehmer über die Mängel zu informieren.

Den Überblick behalten

Den Überblick behältst du über das Dashboard. Dort siehst du, welche Tickets noch offen und welche bereits abgeschlossen sind. Auch Änderungen in der Planung sind auf einen Blick erkennbar. Du siehst, ob ein Ticket reingekommen oder was noch zu erledigen ist.

Den rechtlichen Rahmen einhalten

Eins darfst du bei der transparenten Baukommunikation nicht vergessen: den rechtlichen Rahmen. Auf der einen Seite wirkt auf Bauebene die VOB (die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) und auf der anderen Seite auf Personenebene die DSGVO (die Datenschutzgrundverordnung). Die VOB ist das verbindliche Klauselwerk, das die Vertragsrechte eines Bauprojekts zusammenfasst. Die DSGVO definiert alle Regeln, die bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingehalten werden müssen.

Dein individuelles, VOB-konformes Anschreiben kannst du ganz leicht in der 123quality-App verwalten und als Export-Vorlage speichern. Ebenso kannst du mit einem Klick das fertige Dokument per E-Mail verschicken.

Da unterschiedliche Mitarbeitende Zugriff auf die 123quality-App haben, entscheidest du mithilfe einer Rechtevergabe vorher darüber, wer welche Dokumente sehen soll. So hältst du den datenschutzrechtlichen Rahmen ein. Ordne die Disponenten der Disposition, die Poliere der Zeiterfassung und die Bauleiter ihren entsprechenden Projekten zu.

Bildnachweise: dusanpetkovic/ iStock via Getty Images; 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie