Die Corona-Pandemie treibt derzeit die Mitarbeiter zahlloser Unternehmen ins Homeoffice. Doch welche technische Ausstattung empfiehlt sich für das Arbeiten von zuhause – und was müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten, um produktiv damit zu arbeiten? Wie du schnell und günstig die Infrastruktur für den Remote-Modus einrichtest, erfährst du hier.
Homeoffice einrichten – die Vorteile
Menschen und auch Unternehmen aus ihren gewohnten Abläufen zu locken ist oft schwierig. denn was sich einmal als Routine eingebürgert hat, wird gern beibehalten. Nach dem Motto: „Hat ja immer funktioniert …“
Gerade die Baubranche ist nicht bekannt für übermäßige Innovations- und Digitalisierungsfreude. Umso schwerer fällt es jetzt vielen Chefs und Mitarbeitern, sich aufs Arbeiten im Homeoffice und die dafür nötigen Tools umzustellen. Dabei bietet der Remote-Modus eine Menge Vorteile:
- Mehr Flexibilität durch ortsungebundene Zusammenarbeit
- Bessere Übersicht und Planbarkeit
- Einfache Vernetzung von Arbeitsabläufen
- Transparentere Kommunikation
Wir stellen dir hier die beliebtesten Werkzeuge für reibungslose Remote Arbeit vor. Sie sind besonders einfach zu bedienen und noch dazu oft kostenlos. Auch deine älteren Mitarbeiter werden sie schnell erlernen und gerne mit ihnen arbeiten.
Collaboration Tools für Video-Meetings
Ein sogenanntes „Collaboration Tool“, um unkompliziert in Kontakt mit Kollegen und Kolleginnen zu bleiben, ist die Basisanforderung fürs Homeoffice. Mit ihm kann man Audio-Anrufe und Video-Calls machen und schnell Nachrichten austauschen. Hier bieten sich Business-Messenger an, die gemeinsam vom ganzen Team genutzt werden. Die beliebtesten Lösungen dieser Art sind derzeit MicrosoftTeams und das Kommunikations-Tool Slack. MicrosoftTeams ist Teil des Microsoft Office-365-Paket, dessen Basics ab 4,20 Euro pro User im Monat kosten. Daher ist sein größtes Plus auch die unkomplizierte Integration anderer Office-Dienste wie Word oder Outlook. Auch mit Slack sind mittlerweile Video-Calls möglich. Mitarbeiter nutzen Slack gerne auch für den schnellen, informellen Austausch über Textnachrichten. Für kleine Teams ist Slack kostenlos.
Werkzeuge für Planung und Projektmanagement
Projektmanagement-Tools gibt es viele, doch besonders Asana und Trello überzeugen durch wertvolle Funktionen und eine intuitive Bedienung. Sie erleichtern die Vernetzung und Projektplanung, indem sie an Deadlines erinnern und für alle Projektbeteiligten transparent machen, wo jeder mit seinen Aufgaben steht.
Die Aufgabenlisten heißen bei Asana „Project“ und bei Trello „Board“. Teammitglieder werden dem Board hinzugefügt, indem man ihre Namen eingibt und ihnen eine E-Mail sendet. „Projekte“ werden in Asana einfach mit einem Klick im Dashboard-Menü auf „+“ erstellt. Auch hier werden Teammitglieder hinzugefügt, indem man ihre Namen eingibt und ihnen eine E-Mail sendet. Weiterhin kann man festlegen, ob das Projekt für ein Team gedacht ist oder privat gehalten werden soll.
Die kostenlosen Varianten beider Tools bieten bereits zahlreiche Funktionalitäten und sind für viele Unternehmen ausreichend.
Office Tools für Text- und Dokumentenbearbeitung
Die Homeoffice-Alternative zu Desktop-Lösungen wie Microsoft Office oder OpenOffice ist GoogleDocs. Die Web-App ermöglicht das Arbeiten mit Office-Dokumenten in der „Google Drive“-Cloud. Das bedeutet, sie wird über den Browser genutzt und erfordert keine Installation auf dem eigenen Rechner. Berechtigte Mitarbeiter können von jedem Endgerät aus auf die Dokumente zugreifen, sie mit Kollegen teilen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Ein echtes Team-Tool also, mit dem man auch chatten und kommentieren kann.
Für den Austausch größerer Dokumente wie Skizzen, Videos und Baupläne empfiehlt sich nach wie vor Dropbox mit seiner enormen Speicherkapazität. Alle Dateien, die man in seiner Dropbox speichert, werden automatisch auf den eigenen Endgeräten und auf der Dropbox-Website gespeichert. Auch ganze Projekte können online verschickt, geteilt und ausgetauscht werden. Für den Datentausch ist kein eigener FTP Server nötig.
Gerade bei diesen Cloud-Speicher Diensten solltest du immer auch an den Datenschutz denken: Die Nutzung von Google Drive, Dropbox und Co. ist unproblematisch, solange keine Daten mit Personenbezug in die Cloud geladen werden. Sensibilisiere deine Mitarbeiter dahingehend oder stimme die Nutzung mit deiner internen IT ab.
Mit den hier vorgestellten Tools kannst du ganz unkompliziert und ohne große Kosten dein Unternehmen in den Remote-Modus schalten. Du wirst sehen – die Zusammenarbeit über den Monitor von zuhause kann auch Spaß machen!
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