Mit 123erfasst wöchentlich Zeit einsparen – Mitarbeitende durch Nutzen überzeugen

Beim mittelständischen Bauunternehmen Otto Mühlherr Baugesellschaft mbH aus dem oberfränkischen Küps-Tüschnitz wird großen Wert auf die Digitalisierung gelegt. Dabei steht allerdings immer der Mensch im Mittelpunkt. So möchte der geschäftsführende Gesellschafter Peter Heinz die Software nicht einfach über die Mitarbeitenden stülpen, sondern sie vom Nutzen überzeugen. Dass das gelingt, dafür ist die digitale Baustellenlösung 123erfasst das beste Beispiel.

Seit der Gründung 1951 hat sich Otto Mühlherr von einem kleinen Bauunternehmen zu einem der führenden Anbieter von schlüsselfertigem Industrie- und Wohnungsbau in Oberfranken entwickelt. Gemeinsam mit einer Tochterfirma beschäftigt das inhabergeführte Unternehmen rund 120 Mitarbeitende in den Bereichen Schlüsselfertiges Bauen, Industrie-, Gewerbe und Ingenieurbauten sowie Tief- und Straßenbau. Lag in den 50er Jahren der Fokus auf dem schnellen Schaffen von Wohnraum und der Bereitstellung der Infrastruktur, legt das Unternehmen heute großen Wert auf hohe Qualität bei der Ausführung, einen schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen und den Aufbau und Erhalt langfristiger Kundenbeziehungen. So arbeitet der Familienbetrieb teilweise schon seit drei Generationen für dieselben Auftraggeber.

Anwendung stets optimiert

2018 führte man zur Zeiterfassung die App 123erfasst ein. Ziel war, die manuell ausgefüllten Stundenzettel abzuschaffen, um die Zeiten ohne Medienbruch just-in-time für die Lohnabrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung zu haben. Die Einführung erfolgte zuerst bei den jüngeren IT-affinen Polieren, damit diese ihre Kollegen bei der Handhabung optimal unterstützen können. Nach ca. einem Jahr waren alle gewerblichen Mitarbeiter mit Smartphones und der 123erfasst-App ausgestattet. Im Zuge des Einführungsprozesses optimierte man ständig die Anwendbarkeit.

Dokumentation des Baustellenfortschritts

Da eine exakte Dokumentation des Bauablaufes immer wichtiger wird, dokumentieren die Poliere den Baustellenfortschritt mit Fotos im System und koppeln diesen mit dem Baustellenbericht und dem jeweils aktuellen Wetterbericht. Das hat den Vorteil, dass die Fotos und Baustellenberichte alle auf dem Server gespeichert sind und man jederzeit ohne langes Suchen darauf zugreifen kann. Auch kann das Unternehmen im Schadensfall dem Auftraggeber, Gutachter oder der Prüfungsstelle auf Knopfdruck die ordnungsgemäße Arbeit dokumentieren.

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Otto Mühlherr hatte bei der Einführung noch ein eigenes Spesensystem, da die Fahrer z.B. extra Vergütungen entsprechend des Kilometerradius erhielten, so hatte man dieses in der Baustellenlösung abbilden lassen können. Peter Heinz hierzu: „Seit 2023 existiert im Bauhauptgewerbe die entfernungsabhängige Wegezeitentschädigung. Dazu nutzen wir jetzt die in der App integrierte Funktion.“

Hohes persönliches Interesse motiviert

Geschäftsführer Peter Heinz erklärt ebenso: „Wenn die persönlichen Interessen hoch sind, wie bei der Einsatzplanung oder der Urlaubsplanung, dann wird die App schnell genutzt.“ So weisen die für die Personalplanung zuständigen Mitarbeitenden im Büro die gewerblichen Kollegen den einzelnen Kolonnen und Baustellen zu. Diese können nun jederzeit auf ihrem Smartphone nachschauen, auf welcher Baustelle sie arbeiten, wer der Polier ist, etc. Dadurch entfallen zahlreiche Anrufe im Büro. Auch können sie schnell nachschauen, ob der Urlaub genehmigt ist oder nicht. „Gibt es ein verlängertes Wochenende, kann man beim Gespräch mit der Familie schnell mal einen Tag Urlaub vom Küchentisch aus eintragen“, meint Heinz. Das kommt bei den Mitarbeitenden gut an.

Mitarbeiter-Fähigkeiten in 123erfasst abbilden

Gefreut hat man sich bei Otto Mühlherr auch als man erfuhr, dass eine neue Funktion in die Anwendung integriert wurde. Über die Funktion Skills kann das Bauunternehmen nun wichtige Fähigkeiten, Befugnisse, Bescheinigungen, Lizenzen oder Qualifikationen ihrer Mitarbeitenden in 123erfasst abbilden. Ein lang ersehnter Wunsch war für Otto Mühlherr in Erfüllung gegangen, denn bei einer 120-köpfigen Belegschaft hat man die Qualifikationen jedes einzelnen nicht mehr im Kopf und kann gleichzeitig wiederkehrende Fristen zur Erneuerung bzw. Auffrischung von Bescheinigungen und Nachweisen organisieren.

In Skills legen die Handwerks- und Baubetriebe in den Personaldaten der digitalen Baustellenmanagementlösung die Fähigkeiten und Qualifikationen ihres Personals an. Hier definieren die Unternehmen z.B. welcher Mitarbeitende einen Erste-Hilfe-Schein, eine bestimmte Führerscheinklasse oder andere Bescheinigungen und Befugnisse besitzt. Titel, Zeiträume, Ablaufdaten oder Warnungen sind frei definierbar. Nachweisdokumente, Bescheinigungen oder Fotos können ebenfalls hinzugefügt werden.

Circa 20 Stunden wöchentlich eingespart

Nach den Einsparpotenzialen befragt, erklärt Geschäftsführer Peter Heinz: „Wir sparen wöchentlich ca. 20 Stunden, da die Daten jetzt digital vorliegen.“ Mussten die Informationen früher zum Teil doppelt für das Personalabrechnungssystem und für die Nachkalkulation der Baustellen eingegeben werden, so erfolgt das jetzt systemtechnisch in einem Schritt. Und die zuständige Bürokraft kann die eingesparte Zeit für andere Aufgaben nutzen.

Alle Infos zur Zeiterfassung

Laufen die Baustellen länger als sechs Monate, begründet dies eine neue Betriebsstätte. Somit erwirbt die Gemeinde, in welcher die Baustelle liegt, einen Gewerbesteueranspruch. Otto Mühlherr muss daher jedes Jahr nachweisen, wie viele Stunden dort von den jeweiligen Mitarbeitenden geleistet wurden. „Dass diese Informationen jetzt auf Knopfdruck seit Einführung von 123erfasst vorliegen, ist eine immense Erleichterung und Zeitersparnis“, erläutert Peter Heinz. Auch fühlt sich das Unternehmen mit der digitalen Baulösung gut gerüstet, um der Pflicht zur gesetzlichen Zeiterfassung nachzukommen.