Die HERING Unternehmensgruppe, ein führendes Familienunternehmen mit 680 Mitarbeitern, hat einen bedeutenden Meilenstein erreicht: Die digitale Zeiterfassung. Mit der Einführung der Software 123erfasst im Januar 2024 wurde der langwierige und fehleranfällige Prozess der manuellen Zeiterfassung revolutioniert.
Der Weg zur Digitalisierung: Warum 123erfasst?
Die Entscheidung für 123erfasst fiel nach einer halbjährigen Testphase mit Vertretern sämtlicher Geschäftsbereiche der HERING Gruppe. Überzeugt hat neben der benutzerfreundlichen Oberfläche, die einfache Anbindung von 123erfasst an bestehende Systeme, die einen reibungslosen Datenfluss gewährleistet. Eine andere Lösung des Software-Hauses NEVARIS, NEVARIS Finance, war bereits das führende ERP-System im Unternehmen.
Schritt für Schritt zum neuen Software-Partner
„123erfasst ist eine umfassende Baumanagement-Lösung. Um unsere Mitarbeitenden mit dem Produkt vertraut zu machen, haben wir uns eine Funktion zum Start herausgesucht: die Zeiterfassung.”, erklärt Lothar Nörtershäuser, zuständig für Digitalisierungsprojekte bei der HERING Sanikonzept.
Der qualitative Mehrwert, den wir durch die Digitalisierung erzielt haben, ist immens und fast unbezahlbar.
Christian Winkler
Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement
Endlich kommen wir Zettel- und Excelfrei durch die Zeiterfassung.
Christian Winkler
Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement
Früher vs. Heute: Händisches Abtippen in Excel hat ein Ende
Vor der Einführung wurden Arbeitsstunden in Stundenzetteln erfasst, in Excel-Tabellen zusammen kopiert und letztendlich in Nevaris Finance eingegeben. Mit 123erfasst wird die Zeit nun einmal erfasst, geprüft und direkt an die Lohnbuchhaltung oder das Controlling weitergeleitet. Dies hat die Fehlerquelle minimiert und den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Früher wurden die Löhne mit bis zu 20 Tagen Zeitverzug auf die entsprechenden Projektkostenstellen verbucht, heute hat sich dieser Zeitraum mindestens halbiert.
Herausforderung: Verschiedene Zeitmodelle der Unternehmensgruppe abbilden
Die HERING Unternehmensgruppe hat verschiedene Unternehmensbereiche vom Fertigteilwerk bis zum Bahnbau. Verschiedene Arbeitszeitmodelle und Betriebsvereinbarungen sollten in 123erfasst abgebildet werden. „Das ist geschafft. Wenn jetzt neue Mitarbeiter dazukommen, sind sie nach wenigen Minuten im System.“, berichtet Christian Winkler, Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement.
Effiziente Nutzung durch alle Mitarbeiter
Besonders beeindruckend ist die schnelle Akzeptanz der neuen Technologie. „Wir haben unsere Service-Techniker in einer Stunde geschult, und sie begannen sofort erste Zeiten zu erfassen – vollkommen intuitiv.“, berichtet Nörtershäuser. Mittlerweile erfassen bereits 350 der 680 Mitarbeitenden ihre Zeiten in 123erfasst und es werden stetig mehr.
| Ohne 123erfasst 🙄 |
| Stundenzettel handschriftlich ausfüllen |
| Manuelles Eingeben in die Lohnbuchhaltung |
| 20 Tage Zeitverzug bei der Buchung auf Kostenstellen |
| Mit 123erfasst 😍 |
| Zeit per App erfassen |
| Automatische Synchronisastion |
| Zeitraum mindestens halbiert |
Zusammenarbeit und Unterstützung
Die Einführung wurde durch einen festen Berater von 123erfasst unterstützt. „Die Unterstützung war hervorragend. Unsere Fragen wurden immer schnell beantwortet,“ betont Nörtershäuser. „Die Kombination aus NEVARIS Finance und 123erfasst empfehle ich uneingeschränkt.“, fügt Christian Winkler hinzu.
Nevaris Finance: ERP-System für den Bau
NEVARIS Finance deckt alle wesentlichen Funktionsbereiche im Zusammenhang mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Materialwirtschaft und Gerätemanagement ab.
Fazit
Die Einführung von 123erfasst bei der HERING Gruppe zeigt eindrucksvoll, wie digitale Lösungen die Effizienz und Qualität in Unternehmen steigern können. Mit einer schrittweisen Einführung, einer intensiven Schulung der Mitarbeiter und einer hervorragenden Zusammenarbeit mit dem Anbieter, hat die HERING Gruppe eine erfolgreiche Digitalisierung ihrer Zeiterfassung erreicht und plant, diese Erfolgsstory mit weiteren Funktionen fortzusetzen.
Über die HERING Gruppe:
Seit der Gründung im Jahr 1892 durch Rudolf Hering hat das Unternehmen kontinuierlich Innovationen angenommen, um seine Prozesse zu optimieren. Heute, unter der Leitung von Annette Hering, beschäftigt die HERING Gruppe 680 Mitarbeiter und ist in verschiedenen Bereichen wie dem Bau öffentlicher WC-Anlagen, dem Gleisbau und dem Bau von Systemdächern für Bahnsteige und Busbahnhöfe tätig.
