Auch im Garten- und Landschaftsbau ist 123erfasst im Einsatz. Der Wuppertaler Galabauer Jakob Leonhards Söhne erschafft in seiner täglichen Arbeit grüne Lebensräume. Damit die Projekte noch effizienter ablaufen, erledigt das Team die Zeiterfassung und die Baustellendokumentation mit 123erfasst.
Jakob Leonhards Söhne – ein Familienunternehmen in der fünften Generation – plant und gestaltet mit 160 Mitarbeitenden Leuchtturmprojekte mit Volumen von bis zu 3,5 Millionen Euro deutschlandweit. Um die vorhandene Zeit effizient zu nutzen, digitalisierte das Unternehmen verschiedene Prozesse zum Beispiel die Zeiterfassung und die Baustellendokumentation.
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Mehr InformationenGanz oben auf der Prioritätenliste stand die Digitalisierung der Zeiterfassung. Früher trugen die Mitarbeiter ihre Zeiten handschriftlich auf Zetteln ein. Die Baustellenleiter vermerkten dann die Kostenstellen. Im Anschluss gaben die Kollegen aus der Lohnbuchhaltung die Zeiten ins Lohnprogramm und dann in die Kostenrechnung ein. Diese Prozedur kostete nicht nur enorm viel Zeit, sondern war auch fehleranfällig.
Das Ziel von Leonhards war klar: handschriftliche Aufzeichnungen zu eliminieren und Daten ohne Medienbruch in der Lohnabrechnung und im Warenwirtschaftssystem verfügbar zu haben. Das Softwarehaus bps software GmbH & Co. KG empfahl dem Galabauer 123erfasst. Schließlich wurde die App ursprünglich für die tägliche Erfassung der Ist-Zeiten auf der Baustelle entwickelt.
Digitale Zeiterfassung: So funktioniert’s
Jakob Leonhards stattete die Baustellenleiter mit Smartphones aus, auf denen die App installiert wird. Waren manche Mitarbeitenden anfangs über die neue Arbeitsweise noch skeptisch, so sind sie heute froh, dass sie keine Stundenzettel mehr schreiben müssen.
| Mit 123erfasst 😍 |
| Zeit per App erfassen |
| Automatische Zuordnung der Kostenstellen |
| Automatische Übermittlung an die Lohnsoftware |
| Arbeitszeitkonto auf dem Handy |
| Bauleitung sieht in der App, welcher Mitarbeiter auf welcher Baustelle angemeldet ist |
| Ohne 123erfasst 🙄 |
| Stundenzettel handschriftlich ausfüllen |
| Bauleiter trägt Kostenstellen ein |
| Buchhaltung tippt Stunden und Kostenstellen ab |
| Mitarbeiter müssen Stundenkonten abfragen |
| Bauleitung muss telefonieren, um herauszufinden, wo Mitarbeiter sind |
Die Baustellenleiter loggen sich morgens in 123erfasst ein, melden sich an der Baustelle an und buchen die Anwesenheitszeit der zugewiesenen Personen. Das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen aus dem Regelwerk. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt 123erfasst direkt an die Lohnsoftware. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeitende die Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat und die Baustellen sind revisionssicher dokumentiert.
Was ist revisionssichere Dokumentation?
Digitale Daten müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Das heißt unter anderem, dass sie vollständig sein müssen. Auch muss erkennbar sein, wann und von wem die Informationen ins System geflossen sind.
Daten fließen auch in die Kostenrechnung
Am Anfang eines neuen Monats übernimmt die Lohnbuchhaltung die Daten ins Lohnprogramm. Dann werden diese noch einmal kontrolliert und die Lohnabrechnung initiiert. Vorab werden die richtigen Kostenstellen festgelegt, und per Schnittstelle mit den richtigen Daten gefüttert. Dies erleichtert eine exakte Nachkalkulation, um somit zukünftig die Kosten noch genauer kalkulieren zu können.
Jakob Leonhards Söhne GmbH & Co. KG
Garten- und Landschaftsbau
Die ganze Zettelwirtschaft ist weg. Ich habe jetzt alles in einer App und kann sehen, was ich gemacht habe, wo ich war und welche Leistungen ich erbracht habe. Das ist viel entspannter als vorher.
Isabel Salzmann
Fassadenbegrünung
Jakob Leonhards Söhne GmbH & Co. KG
Garten- und Landschaftsbau
123erfasst ist das Tool mit dem ich meinen ganzen Arbeitsalltag dokumentieren kann und sowohl meine Leistungen als auch die von meinem Team und Sub-Unternehmern eintragen kann.
Stefan Pfeiffer
Fassadenbegrünung
So profitiert die Personalabteilung von der digitalen Zeiterfassung
Die Personalabteilung profitiert von dem Prozess doppelt. Zum einen erfolgt die monatliche Stundenaufbereitung automatisiert, das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Zum anderen entfallen die Anfragen der Mitarbeitenden, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Handy abfragen können.
So profitiert der Abteilungsleiter von der digitalen Zeiterfassung
Für die Abteilungsleitung ist ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was die Mitarbeitenden dort für Tätigkeiten ausführen und das unabhängig davon, ob sie sich in der Zentrale befinden oder sich unterwegs einloggen. So gehört die Zettelwirtschaft in der Zeiterfassung der Vergangenheit an.
Weiter geht’s mit der digitalen Baustellendokumentation
Jakob Leonhards und Söhne setzt deutschlandweit Großprojekte um. Dazu gehört zum Beispiel Europas größte Grünfassade, der Kö-Bogen 2 in Düsseldorf. Dieser wurde mit 30.000 Pflanzen bestückt. Um bei kleinen und großen Projekten stets den Überblick zu haben, setzt der Galabauer neben dem Modul Personal auch auf das Modul Projekte von 123erfasst. Dazu gehören unter anderem die Bau- und Fotodokumentation und das Bautagebuch.
Bautagebuch, aber automatisch
123erfasst führt alle erfassten Leistungen, Zeiten, Kommentare und Fotos automatisch zu einem Bautagesbericht zusammen.
Baustellendokumentation mit Zeitstempel und Wetterbericht
Nun dokumentiert die Bauleitung den Baustellenfortschritt mit Fotos und entsprechenden Bemerkungen. So ist jederzeit ersichtlich, welche Tätigkeiten erledigt wurden und wo Nachbesserungen durchzuführen sind. Das System erfasst diese mit Datum und Uhrzeit und koppelt es jeweils mit dem aktuellen Wetterbericht. So ist der Galabauer in der Lage, im Schadensfall dem Auftraggeber, Gutachter oder der Prüfstelle auf Knopfdruck die ordnungsgemäße Arbeit zu dokumentieren. Alle erfassten Informationen lassen sich auch automatisch zum Bautagebuch zusammenfassen und stehen als Leistungsnachweis zur Verfügung.
Diese Funktionen nutzt Jakob Leonhards Söhne
