22 Zeiterfassungssysteme. Ein klarer Sieger: 123erfasst. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main hat Systeme für digitale Zeiterfassung in der Baupraxis unter die Lupe genommen. In der Markübersicht wurden Funktionalität, Bedienbarkeit, Datenstruktur und viele weitere Faktoren gegenübergestellt. Das Ergebnis: 123erfasst überzeugt mit dem größten Funktionsumfang und einem durchdachten Konzept – entwickelt aus der Praxis für die Praxis.
Und das Beste daran? 123erfasst ist das einzige System, das Zeiterfassung und Baukalkulation in einem Tool vereint. Während andere Anbieter nur Arbeitszeiten dokumentieren, bietet 123erfasst zusätzlich eine vollständige Angebots- und Kostenkalkulation. Ohne Systembruch, ohne doppelte Datenpflege. Wenn du also nicht nur wissen willst, wie lange deine Leute arbeiten – sondern auch, ob sich das Projekt rechnet: Hier ist die Lösung.
Zeit erfassen – aber richtig: Was ein gutes Tool heute leisten muss.
Digitale Zeiterfassung ist mehr als nur Start-Stopp auf dem Handy. Auf der Baustelle zählen Übersicht, Geschwindigkeit und Genauigkeit. Wenn du ein System suchst, das wirklich entlastet, brauchst du Funktionen, die sich deinem Arbeitsalltag anpassen – nicht umgekehrt.
Ein gutes Zeiterfassungstool muss:
- Mobil funktionieren – direkt vom Smartphone auf der Baustelle
- Mehr können als nur Zeiten: Tätigkeiten, Pausen, Baustellenzuordnung, GPS-Tracking
- Materialdaten erfassen, idealerweise mit Fotodokumentation
- Rechtssicher sein und alle Daten formatiert exportieren – z. B. als Excel, PDF, GAEB, DATEV
- Intuitiv bedienbar sein – ohne Schulung, ohne lange Einarbeitung
Die meisten Systeme decken nur einen Teil dieser Anforderungen ab. 123erfasst liefert sie alle – und noch mehr.
Der Gamechanger: Kalkulation direkt im System.
Viele Tools erfassen Zeiten. Doch kaum eines hilft dir dabei, ein Angebot zu schreiben – geschweige denn, es sauber durchzukalkulieren. Genau hier setzt 123erfasst an. Die integrierte Kalkulation ist kein Add-on, sondern ein vollständiges Werkzeug zur Angebotserstellung – direkt dort, wo auch die Zeiterfassung läuft. Du kannst Positionen anlegen, Preise hinterlegen und Standardleistungen pflegen. Alles, was du dafür brauchst, ist bereits an Bord.
Ob du nach Kostenelementen kalkulierst oder schnell bepreist – du bestimmst den Detaillierungsgrad. Und wenn sich deine Einkaufspreise ändern? Dann passt du sie einmal an und alle künftigen Angebote sind automatisch aktuell. Auch Ausschreibungen im GAEB-Format lassen sich ohne Umwege verarbeiten. Datei einlesen, Preise ergänzen, exportieren – fertig. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Übertragungsfehler. Vor allem aber zeigt es: 123erfasst denkt weiter als andere.
Alle Vorteile in einem System – kein Toolwechsel, keine Datenbrüche.
Was passiert, wenn Zeiterfassung und Kalkulation getrennt laufen? Daten werden doppelt erfasst. Informationen gehen verloren. Und du verbringst mehr Zeit mit Nacharbeiten als mit dem eigentlichen Projekt. 123erfasst verbindet beide Bereiche in einem durchgängigen System. Du musst keine Schnittstellen pflegen, keine Daten übertragen, keine Formate konvertieren. Alles ist direkt verknüpft: Baustelle, Zeitkonto, Angebot.
Wenn du ein neues Projekt anlegst, hast du sofort Zugriff auf alle vorhandenen Informationen. Und wenn dein Team draußen auf der Baustelle Zeiten erfasst, fließen die Daten automatisch in die Projektkalkulation ein. Das bedeutet: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehlerquellen – und mehr Klarheit in der Projektsteuerung. Wer einmal mit zwei getrennten Systemen gearbeitet hat, weiß, wie viel Reibung das erzeugt. Mit 123erfasst entfällt genau das. Das bestätigt auch das Softwareportal OMR Reviews mit seiner Auszeichnung der führenden Lösung in der Kategorie „Construction Project Management“ (Bauprojekt-Management), die 123erfasst verliehen bekommen hat.
Was sagt der HWK-Vergleich? 123erfasst im Faktencheck.
Wie vergleicht man Software, die auf Baustellen zum Einsatz kommt? Die HWK Frankfurt-Rhein-Main hat dazu alle wichtigen Anbieter in einer Marktübersicht gegenübergestellt – praxisnah und klar strukturiert. Die Tabellen sind nach realen Anwendungsszenarien aus dem Baualltag gegliedert: digitale Stundenzettel, Baustellenberichte, Nachweise für Auftraggeber u.v.m.
Nur vier Anbieter schafften es dann anschließend in die engere Auswahl und wurden im Rahmen eines Webinars vertieft vorgestellt. 123erfasst war dabei – mit einer durchgängigen Lösung, die von der Erfassung bis zur Auswertung reicht. Im Vergleich überzeugte 123erfasst nicht durch ein einzelnes Feature, sondern durch die Summe aller Teile:
- Die Software bildet komplette Baustellenprozesse digital ab
- Sie lässt sich flexibel an individuelle Abläufe im Betrieb anpassen
- Die Bedienoberfläche ist klar, das System ist ohne Einweisung sofort nutzbar
Während andere Anbieter oft nur Speziallösungen für die Zeiterfassung bieten, bietet 123erfasst ein vollständiges digitales Abbild der Baustelle.
Auf einen Blick: Was 123erfasst besser macht.
Was zählt, ist der Praxisvergleich. Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main hat genau hingeschaut:
Welche Funktionen helfen im Alltag wirklich weiter?
Welche Systeme sind einfach, vollständig und flexibel nutzbar?
Und vor allem: Wer bietet mehr als nur Zeiterfassung?
123erfasst hebt sich in einem entscheidenden Punkt ab: Die Kalkulation ist direkt im System integriert. Während andere Tools nur Zeiten erfassen, kannst du mit 123erfasst zusätzlich Angebote schreiben, Positionen kalkulieren und GAEB-Dateien verarbeiten – ohne Softwarewechsel, ohne zusätzliche Schnittstelle.
Der folgende Schnellcheck zeigt dir, was 123erfasst kann – und was andere Systeme im Vergleich nicht oder nur eingeschränkt bieten.
Die wichtigsten Kriterien im HWK-Vergleich
| Funktion | 123erfasst | Andere |
|---|---|---|
| Zeiterfassung mit GPS, Tätigkeiten und Baustellenbezug | Ja | Ja |
| Material und Aufmaß erfassen | Teilweise (Aufmaß in Planung) | Teilweise |
| Fotos direkt zur Zeiterfassung speichern | Ja | Teilweise |
| Kommentar- und Korrekturmöglichkeiten bei Zeitbuchungen | Ja | Unterschiedlich |
| Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung | Ja | Selten |
| Formulare und Checklisten hinterlegen | Ja | Selten |
| Offline-Erfassung möglich | Ja | Unterschiedlich |
| Export in PDF, Excel, CSV, DATEV | Ja | Unterschiedlich |
| Cloudlösung mit Server in Deutschland | Ja (Frankfurt) | Teils ja, teils unklar |
| Datensicherheit und DSGVO-Konformität | Ja | Nicht immer klar geregelt |
| Berichte und Auswertungen | Ja | Unterschiedlich |
| Mehrbenutzerfähig mit Rollenvergabe | Ja | Teilweise |
| Zuweisung zu Kostenstellen und Kostenträgern | Ja | Teilweise |
Zusätzliche Vorteile von 123erfasst – nicht Teil des HWK-Tests, aber entscheidend für viele Betriebe
| Funktion | 123erfasst | Andere |
|---|---|---|
| Kalkulation im selben System | Ja | Nein |
| GAEB-Dateien importieren und exportieren | Ja | Nein |
| Free-Versionen und modulare Rund-um-sorglos-Pauschalen | Ja | Hauptsächlich zeitlich begrenzte Testversionen und unflexible Lizenzmodelle |
| Keine Investitionskosten | Ja | Teilweise vorhanden |
Fazit: Wenn du auf der Baustelle den Überblick behalten willst, brauchst du 123erfasst.
Wer heute digital arbeitet, will nicht mehr zwischen verschiedenen Tools springen. Kein Kopieren von Daten, keine doppelten Eingaben, keine umständlichen Exporte. Genau das leistet 123erfasst – und hebt sich damit vom Rest des Marktes ab. Diese Vorzüge erkennen auch die Leser des Baugewerbe Magazins an und kürten 123erfasst zum Sieger der Leserwahl „Produkt des Jahres 2024“ in der Kategorie Management. Die Kombination aus mobiler Zeiterfassung und integrierter Kalkulation ist im direkten Vergleich einzigartig. Du kannst nicht nur erfassen, wer wann wo gearbeitet hat – sondern auch, was das Ganze kostet. Inklusive GAEB, Vorlagen, Preislisten und allem, was du für saubere Angebote brauchst.
Die Handwerkskammer hat getestet, 123erfasst überzeugt – und wenn du willst, kannst du jetzt selbst prüfen, wie gut die Lösung zu deinem Betrieb passt.
Bildnachweise: 123erfasst
