So vielseitig: Deine App zur Fotodokumentation in der Baubranche

Spannende neue Anwendungen für deine App zur Fotodokumentation – von cleveren Bauunternehmern entdeckt

 

Unsere 123erfasst-App zur Fotodokumentation ist bei unzähligen Bauunternehmen jeden Tag im Einsatz. Unternehmer nutzen sie für ihre rechtssichere Baustellendokumentation. Wir freuen uns aber immer, wenn Kunden uns berichten, wofür sie die App über den eigentlichen Zweck hinaus noch verwenden. Hier zeigen wir dir, wie du noch mehr aus deiner App zur Fotodokumentation rausholst.

In Gesprächen mit Kunden zeigt sich immer wieder, dass sie die 123erfasst Fotodokumentation für viele wichtige Prozesse einsetzen – oft zusätzlich zur eigentlichen rechtssicheren Fotodokumentation. Wenn Unternehmen die App ganz anders nutzen als ursprünglich gedacht, ist dies immer eine Überraschung. Und ich freue mich jedes Mal darüber!

Arbeiten im Tiefbau oder unter Putz dokumentieren

Ein Mitarbeiter in einem Tiefbau-Unternehmen erzählte mir zum Beispiel, wie die Angestellten die Foto-App nutzen: „Wenn wir im Tiefbau unsere Arbeit gut machen, arbeiten wir sozusagen wie ein Chirurg. Denn nach unserer Arbeit sieht niemand mehr, was wir gemacht haben. Das heißt aber auch: Man kann beispielsweise beim Straßenbau nicht rausfahren und im Nachhinein die Arbeitsschritte einzelner Mitarbeiter vor Ort begutachten. Ich lasse sie daher alle einzelnen Arbeitsschritte dokumentieren. Das brauchen wir natürlich für den Auftraggeber.

Die Fotodokumentation ist dann gleichzeitig auch die Grundlage für Projektgespräche

Denn dort haben wir einen laufenden Arbeitsnachweis – und zwar viel besser dokumentiert als in anderen Systemen, die wir nutzen.“

 

Wichtig: Datenschutzrechtlich ist der Einsatz der Fotodokumentation für die genannten Zwecke kein Problem. Denn Mitarbeitende dokumentieren damit ihre Arbeit für den Auftraggeber. Bauunternehmen müssen ihre Arbeitskräfte aber natürlich vorher darauf aufmerksam machen, wenn das Unternehmen die Fotos auch für weitere Zwecke nutzt.

Der Vorteil der Fotodokumentation – diese Funktionen hat die App

Mit den Fotos in der App hast du eine rechtssichere Baustellendokumentation. Die Arbeit mit der App hat jedoch noch weitere Vorteile. Weil Mitarbeitende in aller Regel in der Zeiterfassungs-Funktion starten, haben sie sich damit gleichzeitig auf einem Projekt angemeldet. Dieses Projekt ist auch im Hintergrund – sozusagen wie eine Bauakte – für das Foto ausschlaggebend. Das Foto lässt sich so ganz einfach über die Suche (wieder-)finden.

Zufahrten und Wege dokumentieren

Es gibt noch ein weiteres schönes Beispiel, wie Bauunternehmen die Foto-App nutzen: als Fotodokumentation für die Thematik der Zufahrten. Bauunternehmen fahren und arbeiten meist mit großen Fahrzeugen. Mit diesen müssen Angestellte dann allerdings auch in kleine Straßen von Wohngebieten fahren. Immer wieder passiert es dabei, dass etwa eine Hecke angefahren wird, ein Eckstein die Felgen zerkratzt oder dass ein Postkasten irgendwie in Mitleidenschaft gezogen wird. Dann ist es hilfreich, die Gegebenheiten vor Ort zu dokumentieren. Einer unserer Kunden lässt seine Mitarbeitenden zum Beispiel die Zufahrten vorher und nachher fotografieren.

Mit Fotos können Bauunternehmen rechtssicher dokumentieren, wie die Zuwegung vor und nach den Arbeiten aussah.

Das ist in Diskussionen mit Bauherren, Subunternehmerinnen und Subunternehmern – oder auch Anliegerinnen und Anliegern – hilfreich.

 

Wichtig: Es geht dabei nicht darum, den Schaden abzuwehren. Aber es muss eindeutig klar sein, für welche Schäden ein Bauunternehmen wirklich verantwortlich ist. Mit der Fotodokumentation liegt der Fall oft ganz klar auf der Hand.

Mitarbeiter von Tepe macht mithilfe seines Handys ein Bild von einem offenen Stromkasten

Mit der Fotodokumentation Installationen anschaulich zeigen

Auch für den Bereich von Elektroinstallationen, Wartungsarbeiten oder auch Reparaturarbeiten eignet sich die Fotodokumentation. Nehmen wir einmal an, eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter hat nachträglich ein Aggregat angeschlossen. Nach einer Weile gibt es dann eine Meldung vom Kunden bzw. der Kundin, dass irgendetwas nicht mehr funktioniert. Der Auftraggeber oder die Auftraggeberin möchte dann etwa das Aggregat im Rahmen der Garantie beziehungsweise Gewährleistung kostenlos ersetzt bekommen.

 

Auch in diesem Fall ist es hilfreich, wenn das ausführende Unternehmen die Installation dokumentiert hat. Die Fotos zeigen dann etwa: Der Schaden war am rechten Kabel, gearbeitet wurde aber am linken Kabel. So kann das Unternehmen nachweisen, dass es den Schaden nicht verursacht hat. Damit wird die Schadensmeldung zu einem ganz normalen Reparaturauftrag.

Die Fotodokumentation macht den Unterschied, ob ein Unternehmen an der Stelle Geld verdient oder kostenlos für etwas einspringen muss, das es womöglich gar nicht verursacht hat.

Die Fotodokumentation bringt einen echten Vorteil für Bauunternehmen

Ich vergleiche unsere Zeiterfassungs-Anwendungen immer mit einer Lok beim Zug. Wir brauchen sie auf jeden Fall, egal welche weiteren Module die verschiedenen Bauunternehmen darüber hinaus nutzen. Die anderen Module sind sozusagen die einzelnen Waggons, die individuell angehängt werden können.

Ein Kunde sagte, dass die Foto-Funktion ihm einen noch größeren Vorteil als die Zeiterfassung bringt.

Kommunikation und Planung erleichtern

Noch ein anderes Beispiel habe ich aus meiner Erfahrung mit unseren Kundinnen und Kunden gelernt. Bei Instandhaltungs- oder Umbauarbeiten kommt regelmäßig alles anders als geplant. Bauunternehmen, die einen Altbau sanieren, machen etwa die Wand auf und stellen fest, dass andere Arbeiten nötig sind als zunächst gedacht.

Die Fotodokumentation unterstützt die interne Kommunikation in einem Betrieb.

Vielleicht ist eine weitere Arbeitskraft notwendig oder es braucht Material. Der Mitarbeiter vor Ort ist jedoch oft nicht für die Planung zuständig. Deshalb ist es praktisch, wenn er eine Momentaufnahme per Smartphonekamera macht. Das Foto landet direkt im Projektordner. Der Bauleiter oder die Bauleiterin kann sich dann einen guten Eindruck davon machen, was benötigt wird. Er oder sie kann sich einen Überblick von den neuen Anforderungen machen und entscheiden, welches Material anzufordern ist. Vielleicht braucht es am nächsten Tag ein anderes Gerät vor Ort und die Firma benötigt eventuell mehr Material. Es kann auch einen Bedarf an weiterer Manpower geben – oder jemanden, der viel besser spezialisiert auf diesen veränderten Sachverhalt ist. Bei komplexen Sachverhalten oder Aufbauten zeigt ein Bild mehr als viele Worte.

Sprachbarrieren ganz einfach überwinden

In einem internationalen, diversen Team tauchen immer wieder ganz natürliche Sprachbarrieren auf. Aus diesem Grund sind die Apps von 123erfasst mehrsprachig. Trotzdem kann es zu Schwierigkeiten in der Kommunikation kommen. Und auch unter Muttersprachlern ist nicht gleich jeder ein Sprachgenie. Hier kann die Fotodokumentation die Kommunikation einfacher machen:

Ein Foto reicht oft aus, um einen Sachverhalt klar abzubilden.

Statt langwierig zu erklären, was Sache ist, drücken Mitarbeitende dann einfach auf den Knopf, machen ein Foto und haben mit dieser Dokumentation eine bessere Diskussions- und Entscheidungsgrundlage.

Fazit

Die 123erfasst Fotodokumentation macht den Alltag für Bauunternehmen einfacher. Egal ob zur Dokumentation des Baufortschritts oder für individuelle Anwendungen – immer, wenn ein Foto mehr als 1.000 Worte sagt, hilft 123erfasst.

Bildnachweise: 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie; 123erfasst

Maurice Stelljes, 123sales

Ein Artikel von
Maurice Stelljes