Welche Kalkulationssoftware eignet sich für welches Unternehmen?

123erfasst und NEVARIS Build im direkten Vergleich

Die Kalkulation ist in Bauunternehmen längst mehr als reine Angebotserstellung. Sie entscheidet darüber, wie wirtschaftlich Projekte geplant, gesteuert und später ausgewertet werden können. Gleichzeitig unterscheiden sich die Anforderungen in der Praxis erheblich. Ein Vergleich der Kalkulationslösungen von 123erfasst und NEVARIS Build.

123erfasst und NEVARIS Build verfolgen bei der Baukalkulation zwei unterschiedliche Ansätze: Während 123erfasst auf einfache Bedienung, schnellen Einstieg und mobile Cloud-Nutzung setzt, richtet sich NEVARIS Build an Unternehmen mit höherem Bedarf an Kalkulationstiefe, Controlling und Prozessintegration. Der Vergleich zeigt, welche Lösung besonders zu kleinen Handwerksbetrieben passt und welche Kalkulationssoftware sich für wachsende oder größere Bauunternehmen eignet.

123erfasst: einfacher Einstieg, schnelle Ergebnisse

Das Kalkulationsmodul von 123erfasst ist bewusst so angelegt, dass es ohne großen Schulungsaufwand genutzt werden kann. Im Vordergrund stehen einfache Bedienbarkeit, schneller Zugriff auf vorhandene Projektdaten und ein zügiger Weg von der Kalkulation zum Angebot.

Gerade kleinere Bauunternehmen profitieren davon, dass die Lösung nicht überladen ist. Materialien, Arbeitszeiten und Maschinenaufwand lassen sich effizient kalkulieren, Angebote automatisiert erstellen. Da 123erfasst als Cloud-Lösung im SaaS-Modell bereitgestellt wird, ist kein klassischer Softwarekauf nötig. Unternehmen bleiben finanziell flexibel, Lizenzen lassen sich unkompliziert verwalten und die Software ist mobil verfügbar.

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der engen Verbindung zu den bereits vorhandenen Daten in der App: Wer 123erfasst schon für die Zeiterfassung nutzt, kann auf vorhandene Projektdaten direkt zugreifen. Projekte stehen systemübergreifend zur Verfügung, und perspektivisch wird der Zusammenhang zwischen kalkulierten und tatsächlich erfassten Werten immer enger.

Schon heute ist ein Soll-Ist-Vergleich bei den Stunden möglich: Unternehmen sehen, wie viele Stunden ursprünglich kalkuliert wurden und wie viele auf dem Projekt tatsächlich erfasst wurden.

KI-Assistent erkennt Fehler in der Kalkulation

Hinzu kommen neue technologische Funktionen: Ein KI-gestützter Kalkulations-Assistent unterstützt dabei, ähnliche frühere Angebote schneller zu finden und nutzbar zu machen. Eine weitere KI-Funktion prüft Kalkulationen nach dem Vier-Augen-Prinzip, etwa wenn typische Leistungsbestandteile fehlen oder hinterlegte Lohnansätze nicht mehr aktuell sind.

Eric Ziemer von 123erfasst sagt dazu: „Die Kalkulation ist von den Funktionen her bewusst schlank gehalten, damit man auch mit geringem Schulungsaufwand Angebote kalkulieren kann.“ Und weiter: „Für kleinere Unternehmen, die bisher mit Word oder Excel kalkuliert haben, ist 123erfasst die passende Lösung.“

NEVARIS Build: Kalkulation mit großer Tiefe

Während 123erfasst den Fokus auf Einfachheit und schnelle Einsatzbereitschaft legt, ist NEVARIS Build deutlich umfassender aufgestellt. Die Software richtet sich an Bauunternehmen, die Kalkulation als integralen Bestandteil ihrer Unternehmenssteuerung verstehen und entsprechend tief in Prozesse, Variantenbildung und Controlling einsteigen wollen.

Ein zentrales Merkmal ist der vordefinierte Workflow, der Anwendende strukturiert durch den Kalkulationsprozess führt: vom Leistungsverzeichnis über die Einbindung von Gewerken und Nachunternehmern bis hin zur Angebotsoptimierung. Dabei lassen sich auch Baustellengemeinkosten, allgemeine Geschäftskosten sowie Zu- und Abschläge gezielt berücksichtigen.

Hinzu kommt die Möglichkeit, auf frühere Kalkulationen und ähnliche Positionen zurückzugreifen. Standardisierte Leistungen können so schneller übernommen werden, während sich Kalkulatoren auf die projektspezifischen oder besonders kritischen Positionen konzentrieren. Das spart Zeit und erhöht die Konsistenz im Angebotsprozess.

NEVARIS Build bietet darüber hinaus eine deutlich tiefere Form der professionellen Baukalkulation, etwa über die Aufschlüsselung von Einheitspreisen in ihre Bestandteile wie Lohn, Geräte, Material oder Nachunternehmerleistungen. Auch Kalkulationsvarianten, strategische Anpassungen und weiterführende Controlling-Funktionen gehören zum Leistungsumfang.

Besonders relevant ist dies für Unternehmen, die Angebote nicht nur erstellen, sondern systematisch analysieren und weiterentwickeln wollen. Nach Auftragserteilung kann die Kalkulation in Richtung Arbeitskalkulation und Projektcontrolling fortgeführt werden. Damit wird nachvollziehbar, wie sich kalkulierte und tatsächliche Werte entwickeln und welche Erkenntnisse für künftige Projekte daraus entstehen.

„Die Software hilft nicht nur bei der Angebotserstellung, sondern auch dabei, nach Auftragsvergabe den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Kalkulation zu vergleichen. So erkennt man, ob ein Projekt wie geplant läuft, wo Abweichungen entstehen und welche Erkenntnisse man für künftige Angebote mitnehmen kann“, erklärt Christian Irion.

Einarbeitung: schnell startklar oder bewusst professionell aufgebaut

Ein wesentlicher Unterschied liegt im Einführungs- und Schulungsaufwand. 123erfasst wird als selbsterklärend beschrieben und ist darauf ausgelegt, ohne intensive Schulung schnell produktiv genutzt zu werden.

NEVARIS Build erfordert dagegen eine strukturierte Einarbeitung. Erste Schulungen, etwa über die Akademie, dauern nur wenige Stunden; um sicher mit der Kalkulation zu arbeiten, sollte jedoch etwa ein halber bis ganzer Tag eingeplant werden. Je nach Unternehmensgröße, Prozesslandschaft und angebundenen Systemen kann die vollständige Einführung aber auch deutlich umfangreicher ausfallen.

Cloud gegen On-Premises

Auch beim Bereitstellungsmodell unterscheiden sich die Lösungen klar. 123erfasst ist als SaaS-Lösung in der Cloud verfügbar. Das erleichtert den Einstieg, macht die Nutzung mobil und bietet finanzielle Flexibilität.

NEVARIS Build wird klassisch on premise, also lokal installiert, eingesetzt. Das passt vor allem zu Unternehmen mit gewachsenen IT-Strukturen und umfassender Prozesslandschaft.

Fazit: Nicht die beste Software gewinnt – sondern die passende

Für kleinere Betriebe, die schnell und ohne große Hürden professioneller kalkulieren wollen, ist 123erfasst eine naheliegende Lösung. Die Software punktet mit einfacher Bedienung, Cloud-Verfügbarkeit, geringem Risiko im Abo-Modell und einer engen Verbindung zur Baustellenpraxis.

NEVARIS Build spielt seine Stärken dort aus, wo Kalkulation Teil einer umfassenden Unternehmenssteuerung ist: mit strukturierten Workflows, hoher Kalkulationsreifegrad, Variantenbildung, Controlling-Funktionen und perspektivisch starker BIM-Integration.

Checkliste zum Schluss: Unterschiedliche Zielgruppen, unterschiedliche Anforderungen

Aus den Gesprächen mit den Ansprechpartnern beider Häuser wird deutlich: Es geht nicht um ein besser oder schlechter, sondern um die Frage, welche Lösung zum Bedarf des Unternehmens passt.

123erfasst eignet sich besonders für:

• kleinere Bauunternehmen
• Teams mit Wunsch nach geringem Schulungsaufwand
• Unternehmen, die eine cloudbasierte, flexible und schnell nutzbare Lösung suchen
• Betriebe, die Kalkulation eng mit Zeiterfassung, Baustellendokumentation und mobiler Anwendung verbinden möchten
• Auch in größeren Unternehmensstrukturen kann 123erfasst sinnvoll sein, etwa als einfache Lösung für kleinere Abteilungen oder Projekte oder als mobile Ergänzung zu einer umfangreicheren Bürosoftware.

NEVARIS Build eignet sich besonders für:

• kleine und mittlere Bauunternehmen mit wachsender Organisationsstruktur
• Unternehmen ab etwa 30 bis 40 Mitarbeitenden
• Betriebe mit mehreren Anwendern in Kalkulation und Verwaltung
• Firmen mit hohem Controlling-Bedarf
• Unternehmen, die Kalkulationsvarianten, Nachunternehmermanagement und professionelle Zuschlagslogiken benötigen
• Organisationen mit Interesse an BIM-gestützter Mengenermittlung und tiefer Prozessintegration
• Insbesondere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder komplexeren Angebotsprozessen profitieren von der größeren Funktionsbreite.