Die 1926 gegründete Bauunternehmung Schneider aus dem nordhessischen Hatzfeld wird in der vierten Generation von den Brüdern Michael und Frederik Schneider geführt. Mit einem Team von 40 Mitarbeitern, darunter fünf Auszubildende, deckt das Unternehmen eine breite Palette an Bauleistungen ab. Um die Prozesse zu optimieren, setzt das Unternehmen auf die digitale Zeiterfassung und Einsatzplanung mit 123erfasst.
„Für die Mitarbeiter ist die digitale Planung viel angenehmer, da sie frühzeitig wissen, wo und mit wem sie arbeiten werden.“ — Michael Schneider, Geschäftsführer Bauunternehmung Schneider
Generationswechsel und Modernisierung
Die Brüder Schneider haben das Unternehmen in einer Phase des Wandels übernommen und sich bewusst für moderne Wege der Arbeitsorganisation entschieden. Trotz der tiefen Verwurzelung in der Region und ihrer langjährigen Vernetzung mit lokalen Firmen setzen sie auf Innovation. Ihre Offenheit für digitale Lösungen ermöglicht es, Prozesse zu vereinfachen und als attraktiver Arbeitgeber für die Region wahrgenommen zu werden.
Zeiterfassung: Schritt für Schritt zur Digitalisierung
Nachdem Michael Schneider 2019 einen Vortrag in der Bauinnung über den Einsatz der Zeiterfassungs-App 123erfasst gehört hatte, war sein Interesse geweckt. Auf der digitalBAU in Köln informierte er sich daraufhin intensiv beim Softwarehaus aus Lohne. Dann stand sein Entschluss fest, die App mit ihren vielfältigen Funktionen nach und nach im Unternehmen einzuführen.
Trotz der allgemein schwierigen Phase verzeichnen die beiden Geschäftsführer der breit aufgestellten Bauunternehmung eine gute Auftragslage. So umfassen die Leistungen des nordhessischen Mittelständlers die kompletten Rohbauarbeiten für Wohnhäuser, Keller oder Anbauten von der Baugrube über Gründung, Entwässerung und Mauerwerk bis zu Stahlbetonteilen wie Stützen, Stürze, Ringanker und Decken. Versorgungsanschlüsse für Wasser, Abwasser, Gas und Telefon führen die Bauspezialisten mit 40 Mitarbeitern, davon fünf Auszubildende, gleich mit aus. Auch Ausbau- sowie Sanierungsarbeiten und Außenanlagen deckt die Firma mit eigenen Fachkräften ab.
Zeitnahe Verfügbarkeit der Daten
Hauptsächlich ging es dem Bauingenieur um die digitale Erfassung der Arbeitszeiten. Sollten doch die handschriftlichen Aufzeichnungen eliminiert werden und die Daten zeitnah im Büro verfügbar sein. Denn Schneider wollte die Informationen der gewerblichen Kollegen nicht erst am Monatsende vorliegen haben. Auch sollten die erfassten Zeiten mit aktuellem Arbeitsbeginn und Arbeitsende vorliegen und nicht nur die Anzahl der Stunden. Denn letzteres erforderte eine mühsame Kontrolle der Stundenzettel und teils aufwändige Klärung eventueller Unstimmigkeiten. Ein zeitaufwändiges und unbefriedigendes Unterfangen.
| Ohne 123erfasst 🙄 | Mit 123erfasst 😍 |
| Stundenzettel handschriftlich ausfüllen | Zeit per App erfassen |
| Stundenzettel manuell kontrollieren | Zeiten automatisch an Lohnbuchhaltung übermitteln |
| Zeitaufwändige Nachkorrekturen | Plausibilitätsprüfung in Echtzeit |
| Mitarbeiter müssen Stundenzettel einreichen | Daten werden direkt nach Eingabe erfasst |
| Verlorene oder unleserliche Stundenzettel | Revisionssichere Dokumentation der erfassten Zeiten |
| Verzögerte Erfassung der Arbeitszeiten | Echtzeit-Verfügbarkeit der Arbeitszeiten |
| Komplexe Nachforschungen bei Unstimmigkeiten | Automatische Korrekturen bei fehlerhaften Einträgen |
| Manuelle Zuordnung zu Projekten und Kostenstellen | Automatische Projekt- und Kostenstellenzuweisung |
Schrittweise Einführung
Um die Mitarbeiter nicht zu überfrachten, führte die Bauunternehmung 2020 die App nach und nach ein. Zuerst testeten die Angestellten im Büro 123erfasst. Danach erfolgte die Einführung bei einigen Vorarbeitern und jüngeren IT-affinen Gewerblichen, damit diese ihre Kollegen bei der Handhabung optimal unterstützen konnten. Nach ca. einem Jahr waren alle gewerblichen Mitarbeiter mit der App auf dem Smartphone ausgestattet. Im Zuge des Einführungsprozesses optimierte man ständig die Anwendbarkeit. So kann Michael Schneider zeitnah die Daten auf Plausibilität überprüfen, falsch verbuchte Stunden können direkt korrigiert und der Kollege darüber informiert werden. Kommt eine Rückmeldung zu einem falsch gebuchten Stundenzettel erst Wochen später, ist laut Schneider der Lerneffekt nicht gegeben. Kommt diese Rückmeldung dagegen am selben Abend, minimieren sich die Fehlbuchungen deutlich.
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Individuelle Kalender hinterlegt
Im Regeldesigner der Software hinterlegte die Bauunternehmung Schneider ihre individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten. Generell können dort firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten hinterlegt sein.
Heute bucht der Mitarbeiter auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen und übermittelt die daraus resultierenden Ergebnisse zeitnah – sofern eine Funk-Verbindung besteht – an die Lohnbuchhaltung zur weiteren Verarbeitung. Sollte keine Verbindung bestehen, was in ländlichen Regionen öfter vorkommt, überträgt die App die Daten sobald wieder eine Verbindung besteht.
Das Team der Bauunternehmung Schneider ist schon fit im Umgang mit der App.
Digitale Mitarbeitereinsatzplanung: Besser organisiert, mehr Transparenz
Auch nutzen die beiden Brüder die Software für die digitale Einsatzplanung und das mit Erfolg sowohl für die Geschäftsleitung als auch für die Mitarbeiter. Früher verplante der Seniorchef die Mitarbeiter täglich manuell auf Papier. Diese umständliche Tätigkeit kostete Zeit, denn die Gewerblichen mussten morgens auf dem Bauhof auf die Zuteilung der Baustelle warten.
Einsaztplanung vorher
Die Einsatzplanung wurde manuell auf Papier erstellt, was zeitaufwendig war. Mitarbeiter mussten morgens auf dem Bauhof auf die Zuteilung der Baustellen warten.
Planung mit 123erfasst
Die Einsatzplanung erfolgt über 123erfasst. Die Mitarbeiter wissen frühzeitig, wo und mit wem sie arbeiten werden.
Da Schneider viele kleine Baustellen, die eine Laufzeit von einem Tag bis zu einer Woche aufweisen, und nur einige große hat, ist die Mitarbeitereinsatzplanung aufwändig. Änderungen sind an der Tagesordnung. Heute teilen die beiden Brüder die Kolonnen mittels 123erfasst den Baustellen zu und das möglichst zwei Wochen im Voraus. Ergeben sich Änderungen, arbeiten sie diese spätestens am Abend vorher ein. „Für die Mitarbeiter ist die digitale Planung bedeutend angenehmer und hat zu einer großen Akzeptanz von 123erfasst geführt, da sie nun frühzeitig wissen, wo und mit wem sie arbeiten werden“, erklärt Michael Schneider. Und den beiden Firmenchefs liegt jederzeit eine transparente Übersicht über die geplanten Einsätze vor.
Urlaubsplanung per App
Auch läuft die Urlaubsplanung über die App. Die Mitarbeiter können die gewünschten freien Tage per 123erfasst beantragen und sehen zeitnah, ob diese genehmigt worden sind.
Gut vernetzt in der Region
Seit Generationen ist die Bauunternehmung Schneider in der Region Nordhessen tief verwurzelt. Langjährige Kundenbeziehungen mit lokalen Firmen, die über Generationen hinweg gepflegt werden, stärken das Unternehmen. Häufig baut Schneider für lokale Unternehmen in mehreren Phasen – erst eine Lagerhalle, dann Erweiterungen und weitere Projekte.
Erfolgreicher Ausbildungsbetrieb mit breitem Fachspektrum
Neben der Digitalisierung ist die Bauunternehmung Schneider auch für ihre erfolgreiche Ausbildung bekannt. Fast alle Auszubildenden werden nach ihrer Lehre übernommen und intern weiterqualifiziert. Durch zusätzliche Weiterbildungen und Zusatzqualifikationen kann das Unternehmen verschiedene Gewerke wie Fliesenleger oder Maurer mit eigenen Fachkräften abdecken. Das reduziert den Fachkräftemangel, der andere Firmen in der Branche stark betrifft.
Die vielseitige Aufstellung des Unternehmens, das sowohl Rohbau- als auch Ausbau- und Sanierungsarbeiten abdeckt, bietet den Mitarbeitern langfristige Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten. Dies trägt maßgeblich zur geringen Fluktuation und zur hohen Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Schneider wirbt mit „digitalen Helfern“ um Auszubildende
In seinen Stellenausschreibungen für beispielsweise Maurer-Azubis wirbt Schneider mit 123erfasst als Software unter dem Stichpunkt „digitale Helfer im Arbeitsalltag“.
Zukunft: Digitalisierung der Baustellendokumentation
Da eine exakte Dokumention immer wichtiger wird, wird der Mittelständler zukünftig den Baustellenfortschritt mit Fotos im System dokumentieren, um diesen mit dem Baustellenbericht und dem jeweils aktuellen Wetterbericht zu koppeln. Denn so kann das Unternehmen im Schadensfall immer die odnungsgemäße Arbeit dokumentieren. Auch ist die Disposition der Geräte und Maschinen mit dem Modul 123Geräte kurzfristig geplant, um die Auslastung der Baustellen-Flotte und deren Einsatz weiterhin zu optimieren.
Zudem wird die Disposition von Geräten und Maschinen mit dem Modul 123Geräte digitalisiert, um die Auslastung der Maschinenflotte weiter zu optimieren.
Fazit: Schrittweise Digitalisierung für kleine und mittlere Bauunternehmen
Die Bauunternehmung Schneider zeigt, dass niedrigschwellige Digitalisierung gerade für mittelständische Bauunternehmen der Schlüssel zum Erfolg sein kann. Mit der Einführung von 123erfasst konnten nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch die Transparenz und Effizienz im Unternehmen gesteigert werden.
