Aufwendige Genehmigungsverfahren, komplexe Dokumentationspflichten und eine Vielzahl an Vorschriften führen dazu, dass große Teile deiner Arbeitszeit verloren gehen. Die Baubranche steht vor enormen regulatorischen Hürden, die den Fortschritt von Projekten ausbremsen und Bauunternehmen vor hohe administrative Herausforderungen stellen.
Nach Angaben einer Studie des ifo Instituts im Auftrag der IHK für München und Oberbayern aus dem Jahr 2024 verliert Deutschland aufgrund der Bürokratie jährlich insgesamt rund 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung. Die direkten Bürokratiekosten belaufen sich dabei alleine auf 65 Milliarden Euro. Für Bauunternehmen bedeutet das: Zeit- und Ressourcenverluste, die dringend in andere Projektbereiche investiert werden könnten. Wie also lässt sich diese Bürokratie effizient bewältigen, ohne die Produktivität einzubüßen?
Hier sind drei wertvolle Tipps, wie du als Bauunternehmen der Bürokratie die Stirn bieten kannst – und dabei gleichzeitig deine Arbeitsabläufe optimierst.
Tipp:
In unserem gratis Whitepaper erfährst du, wie Bau-Software dir dabei hilft, der Bürokratie die Stirn zu bieten.
1. Prozessen klare Strukturen geben und Prioritäten setzen
Oft bricht die Bürokratie über ein Bauunternehmen herein, wenn kein klares System für die Erledigung administrativer Aufgaben vorhanden ist. Definiere daher deine Prozesse und Verantwortlichkeiten klar. Wer kümmert sich um die Anträge für Genehmigungen, wer ist für die Dokumentation verantwortlich, und wie werden Bauprojekte nachverfolgt?
Nutze Checklisten, um einen besseren Überblick zu behalten, und schaffe Transparenz für dein Team. Durch klar definierte Abläufe vermeidest du, dass sich Aufgaben verzögern oder du unnötige Arbeit doppelt machst. Priorisiere dabei regelmäßig die anstehenden Verwaltungsaufgaben nach ihrem Dringlichkeitsgrad – so konzentrierst du dich zuerst auf das, was wirklich wichtig ist.
Tipp: Plane regelmäßige Meetings oder Absprachen ein, um den Fortschritt der Verwaltungsaufgaben zu besprechen. So bleiben alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand, und Fehler oder Verzögerungen können schneller erkannt werden.
2. Mobile Baustellensoftware zur Digitalisierung der Prozesse nutzen
Ein riesiger Zeitfresser auf Baustellen ist die doppelte Datenverarbeitung. Viele Informationen werden erst auf Papier vor Ort erfasst, bevor sie zurück im Büro in digitale Systeme übertragen werden. Doch das muss nicht sein! Moderne Lösungen wie mobile Baustellensoftware ermöglichen es dir, diese Prozesse vollständig zu digitalisieren – und damit jede Menge Zeit und Nerven zu sparen.
Mit mobiler Baustellensoftware wie 123erfasst kannst du direkt auf der Baustelle alle wichtigen Daten eingeben: Ob Zeiterfassung, Bautagebuch oder die Überprüfung von Material- und Maschinenlisten – alles lässt sich sofort und ohne Umwege elektronisch erfassen. Dadurch vermeidest du Papierchaos und reduzierst deinen Verwaltungsaufwand erheblich.
Außerdem erleichtert die Software die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro, da alle Beteiligten in Echtzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben. So werden auch Abstimmungsfehler minimiert und das Teamwork verbessert.
3. Partner und Experten einbinden
Niemand ist ein Experte für alles – und genau deshalb kann es extrem hilfreich sein, spezialisierte Partner und Experten in bürokratischen Prozessen einzubeziehen. Steuerberater, Sachverständige oder spezialisierte Dienstleister können dir helfen, komplexe Verwaltungsaufgaben effizient und fehlerfrei zu bewältigen.
Auch die Kommunikation mit Behörden oder die Beantragung bestimmter Genehmigungen kann mit Unterstützung von Experten deutlich schneller vorankommen. Wichtig ist dabei, die Aufgaben zwischen deinem Unternehmen und den externen Partnern klar abzugrenzen, um unnötige Rückfragen oder Verzögerungen zu vermeiden.
Tipp: Baue ein Netzwerk aus vertrauenswürdigen Ansprechpartnern auf, die du bei Bedarf flexibel einsetzen kannst. Das verschafft dir mehr Zeit, dich auf die eigentlichen Bauprojekte zu konzentrieren.
