Die Einhaltung von Vorschriften wie dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und den Regelwerken der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Komplexe Dokumentationsanforderungen und manuelle Prozesse erschweren die Umsetzung. Doch digitale Lösungen bieten neue Möglichkeiten, den Arbeitsschutz effizienter zu gestalten.
Warum eine digitale Strategie für den Arbeitsschutz entscheidend ist
Traditionelle Methoden zur Verwaltung von Arbeitsschutzmaßnahmen – etwa papierbasierte Systeme – führen oft zu Ineffizienz und lückenhafter Dokumentation. Dabei ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nur eine Frage der Rechtssicherheit, sondern auch eine grundlegende Maßnahme zur Risikominimierung für die Mitarbeiter.
Ein zentraler Aspekt der Vorschriften ist die Nachweispflicht: Unternehmen müssen belegen können, dass alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden. Dies erfordert eine klare Strukturierung der Verantwortlichkeiten, eine zentrale Verwaltung aller relevanten Daten und eine lückenlose Dokumentation – eine Herausforderung, die mit analogen Methoden kaum zu bewältigen ist.
Wie digitale Lösungen den Arbeitsschutz transformieren
Moderne Softwarelösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Arbeitsschutzprozess zu optimieren. Durch digitale Erfassung, zentrale Speicherung und automatisierte Erinnerungsfunktionen wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Transparenz erhöht.
1. Strukturierte Verwaltung und lückenlose Dokumentation
- Mitarbeiterverwaltung: Schulungen, Qualifikationen und Unterweisungen können digital organisiert, abgearbeitet und nachverfolgt werden.
- Geräte- und Gefahrstoffmanagement: Prüfungen von Maschinen sowie der Umgang mit Gefahrstoffen lassen sich effizient verwalten.
- Baustellen- und Betriebsstättenmanagement: Vor Ort erstellte Gefährdungsbeurteilungen und Begehungsprotokolle können in Echtzeit erfasst und abgerufen werden, sowie weitere Dokumente wie Betriebsanweisungen liegen ortsunabhängig vor.
Hier setzen Plattformen wie EASI Control an, die alle arbeitsschutzrelevanten Prozesse in einem System bündeln. Unternehmen können so sicherstellen, dass alle Maßnahmen rechtskonform dokumentiert sind und jederzeit nachgewiesen werden können.
Eine Besonderheit: Bei EASI Control ist, dass das System bereits die Bausteine der BG Bau inkludiert hat. Dabei handelt es sich um 1-2-seitige Schulungsunterlagen. So muss nicht jedes Unternehmen seine Unterweisungen selbst erstellen, sondern kann diese Vorlagen nutzen.
2. Automatisierte Prozesse und intelligente Erinnerungen
- Wiederkehrende Aufgaben wie Unterweisungen oder Prüfungen werden automatisch nachverfolgt.
- Erinnerungsfunktionen verhindern, dass sicherheitsrelevante Maßnahmen übersehen werden.
- Warnsysteme weisen darauf hin, wenn Qualifikationen oder Nachweise fehlen.
Arbeitsschutz per App
Schulungen und Unterweisungen können die Mitarbeiter direkt in dafür programmierten Apps erledigen. Auch mit der Führerscheinkontrolle ist das möglich. EASI Control bietet so eine App an.
3. Effiziente Zusammenarbeit und Echtzeit-Zugriff
- Sicherheitsdokumente sind jederzeit digital verfügbar – auch mobil auf Baustellen oder in Produktionsstätten.
- Teams können nahtlos zusammenarbeiten, unabhängig vom Standort.
- Die Integration mit bestehenden Systemen sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch.
Mit vs. ohne Sicherheitssoftware: Ein Vergleich
| Bereich | Mit Sicherheitssoftware ☑️ | Ohne Sicherheitssoftware 🤯 |
|---|---|---|
| Dokumentation | Zentral, digital, jederzeit abrufbar | Papierbasiert, unstrukturiert, schwer auffindbar |
| Einhaltung von Fristen | Automatische Erinnerungen | Hohe Fehleranfälligkeit, vergessene Termine |
| Gefährungsbeurteilungen | Digital erstellbar, jederzeit aktualisierbar | Manuell, aufwendig, oft veraltet |
| Unterweisungen und Schulungen | Online durchführbar, automatisch dokumentiert | Unorganisiert, hoher Verwaltungsaufwand |
Achtung 🙅
Alle Mitarbeiter müssen in Echtzeit Zugriff auf alle sicherheitsrelevanten Dokumente haben. Das muss auch auf der Baustelle gewährleistet sein. Wer den Arbeitsschutz mit dicken Ordner im Büro erledigt, kann dem nicht nachkommen. Quelle: §3 BaustellV, DGUV Vorschrift 1 (§4 Dokumentationspflicht)
Wenn doch mal etwas passiert
Aller Sicherheitsvorkehrungen zum Trotz: Unfälle passieren. Wenn es passiert, ist das Unternehmen in der Pflicht, alle Fragen der Berufsgenossenschaft zu beantworten und relevante Dokumente vorzulegen. Dazu gehören zum Beispiel Unterweisungen, die Gefährungsbeurteilung, Einweisungsprotokolle. Aus der Praxis: Ein Mitarbeiter fällt von der Leiter. Eine typische Frage der Berufsgenossenschaft kann sein, ob die Leiter denn geprüft war. Nutzen Sie eine Software wie EASI Control, finden Sie auch die Prüfungsprotokolle der Leitern zügig.
Fazit: Zukunftssicherer Arbeitsschutz durch Digitalisierung
Die Einhaltung regulatorischer Vorgaben im Arbeitsschutz wird immer anspruchsvoller. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, profitieren von mehr Transparenz, besserer Nachvollziehbarkeit und reduziertem Verwaltungsaufwand. Der Wechsel zu einer digitalen Plattform für Arbeitsschutzmaßnahmen ermöglicht nicht nur eine effizientere Organisation, sondern trägt auch aktiv zur Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei.
Datenaustausch zwischen 123erfasst und EASI Control
Du kannst deine Mitarbeiterstammdaten und Einsatzplanungen, sowie Projekte und Nachunternehmer aus 123erfasst direkt mit EASI Control synchronisieren. So sparst du dir, alles doppelt zu pflegen und bist sicher, dass du alle Arbeitsschutzmaßnahmen der Mitarbeiter und Projekte im Blick hast.
Häufige Fragen zur Umsetzung von Arbeitsschutzvorschriften in der Bauwirtschaft
Unternehmen müssen Gefährdungsbeurteilungen durchführen, Sicherheitsunterweisungen organisieren und persönliche Schutzausrüstung bereitstellen. Zudem sind regelmäßige Prüfungen von Geräten und Maschinen sowie die Bereitstellung von Erste-Hilfe-Maßnahmen erforderlich, sowie ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen.
- Gefährdungsbeurteilung: Bauunternehmen müssen alle Arbeitsplätze hinsichtlich möglicher Gefährdungen beurteilen und entsprechende Schutzmaßnahmen festlegen.
- Schutzmaßnahmen: Erforderliche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden, um Arbeitsunfälle zu vermeiden (z.B. Schutzkleidung, Maschinenabsicherungen).
- Unterweisung und Schulung: Arbeitnehmer müssen regelmäßig über Sicherheitsvorkehrungen und Gefahren aufgeklärt werden.
- Zuständigkeiten: Es müssen verantwortliche Personen für den Arbeitsschutz benannt werden, die für die Durchführung der Maßnahmen verantwortlich sind.
- Arbeits- und Gesundheitsschutzorganisation: Es ist eine systematische Organisation des Arbeitsschutzes sicherzustellen, z.B. durch Sicherheitsbeauftragte.
- Erste Hilfe: Es muss ausreichend Erste-Hilfe-Ausrüstung vorhanden sein, und Mitarbeiter müssen in Erster Hilfe geschult werden.
- Regelmäßige Kontrollen: Arbeitsbedingungen und Sicherheitsvorkehrungen sind regelmäßig zu überprüfen.
- DGUV Vorschriften: Bauunternehmen müssen die Vorgaben der DGUV-Vorschriften einhalten, die detaillierte Sicherheitsstandards für Bauunternehmen festlegen.
- Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination (SiGeKo): Bei größeren Baustellen muss ein Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator benannt werden, der die Umsetzung der Schutzmaßnahmen überwacht.
- Bauleiterpflichten: Der Bauleiter ist für die Einhaltung des Arbeitsschutzes auf der Baustelle verantwortlich, einschließlich der Kontrolle der Arbeitsbedingungen.
- Sicherheitsunterweisungen: Vor Arbeitsbeginn müssen alle Beschäftigten eine Sicherheitsunterweisung erhalten, die regelmäßig aktualisiert wird.Dokumentation: Alle Maßnahmen müssen dokumentiert und aufbewahrt werden, z.B. durch Protokolle von Sicherheitsunterweisungen und Prüfungen.
- Verkehrssicherungspflichten: Es müssen Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit auf Baustellenwegen und -plätzen zu gewährleisten.
- Sicherheitsprüfungen: Maschinen und Geräte müssen regelmäßig auf ihre Sicherheit geprüft und gewartet werden.
Nach DGUV-Vorschriften mindestens einmal jährlich. Zusätzlich müssen neue Mitarbeiter oder Beschäftigte, die neue Aufgaben übernehmen, vorab unterwiesen werden. Für besondere Gefahren oder besonders schutzbedürftige Gruppen (z.B. Minderjährige) können kürzere Intervalle von z.B. mind. 6 Monaten vorkommen.
Digitale Systeme wie EASI Control ermöglichen eine lückenlose Dokumentation aller Sicherheitsmaßnahmen, Prüfungen und Unterweisungen. Dadurch können Unternehmen jederzeit nachweisen, dass sie ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen.
Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro, im Ernstfall sogar strafrechtliche Konsequenzen für Verantwortliche. Zudem kann die Berufsgenossenschaft Leistungen kürzen oder verweigern.
EASI Control erleichtert die Verwaltung von Arbeitsschutzmaßnahmen, automatisiert Erinnerungen an Fristen und ermöglicht den mobilen Zugriff auf wichtige Dokumente – eine effiziente und rechtssichere Lösung speziell für die Bauwirtschaft.
